De l’orientation stratégique à la maîtrise des technologies, notre organisme de formation OCTO Academy s’adresse à la fois aux managers et aux opérationnels, acteurs de la transformation dans leur entreprise.

OCTO Technology recherche un(e) assistant(e) pour son organisme de formation : OCTO Academy.Rattaché(e) à la Responsable OCTO Academy, dans un service formation en plein développement, vous travaillerez sur divers sujets tels que :

Suivi logistique des formations

● Mises à jour, gestion et impressions des supports
● Envoi des supports et documents de formation aux clients intra
● Réservation et suivi du planning des salles chez les partenaires loueurs
● Préparation des salles de formation lorsque celle-ci se déroule chez OCTO
● Accueil des stagiaires
● Commande de fournitures
● Mises à jour de la liste de matériel à disposition
● Mises à jour de la liste des référents pédagogiques, des référents techniques, etc.

Suivi administratif des formations

● Préparation des dossiers de formations (devis, convention, check-list, feuille de présence, évaluation participants, bilan animateur, etc.)
● Envoi des convocations stagiaires et animateurs
● Mise à jour du suivi formation annuel

Suivi de la Facturation

● Mise à jour du suivi des formations
● Suivi des OPCAs : Maj du tableau de suivi des OPCAs
● Traitement des notes de frais pour refacturation aux clients
● Lancement de la facturation
● Relance des impayés

Suivi qualité

● Contrôle des fiches d’évaluation
Suivi des fiches d’action corrective
Suivi des fiches de réclamation
● Identification des incidents (tenue à jour d’un tableau de suivi)
● Réalisation et envoi des bilans pédagogiques
Enquête d’impact de l’action auprès des entreprises

Assistanat

● Envoi des catalogues et fiches programmes aux clients
● Création et mise à jour des tableaux de bord et reportings
● Suivi des partenaires formations et des intervenants interne et externe
● Mise à jour des contacts
● Centralisation des messages et gestion des priorités
● Réalisation et envoi de devis formation simples
● Établissements des contrats de sous-traitance
● Traitement des appels téléphoniques

En formation Bac + 3 à Bac + 5, vous justifiez d’une première expérience (stages compris) dans la formation professionnelle continue ou dans le secteur des services aux entreprises. La connaissance du secteur de la formation serait un plus.
Un bon niveau d’anglais écrit et parlé est requis pour ce poste.
Vous avez le goût du contact.
Vous possédez également des qualités d’analyse, êtes polyvalent(e), avez le sens de l’organisation, de la rigueur et de la réactivité.
La maîtrise du pack office Microsoft, notamment Excel et des applications Google (Gmail, etc.) est essentielle pour ce poste.