Les applications qui vont booster votre productivité !

  • November 26, 2018

Le temps est la ressource la plus rare, c’est un fait. Aujourd’hui de plus en plus d’outils digitaux, d’articles, de contenus sont créés pour nous aider à être plus productifs. Entre les applications incontournables, les petits nouveaux et la déferlante d’informations difficile de choisir quel outil est le plus adapté à nos besoins et nous fera gagner plus de productivité. Welcome to the Jungle a repris pour vous les fondamentaux et les nouveautés à intégrer à votre quotidien pour économiser du temps.

Face à cette multitude de choix il est important de définir trois critères auxquels la future application devra répondre pour être sélectionnée :

  • Elle doit vous faire gagner du temps et réduire le nombre d’étapes nécessaires pour effectuer une tâche.
  • Pour la plupart d'entre elles, elles doivent être disponible et pouvoir se synchroniser sur plusieurs devices afin d’être consultée sur mobile comme sur votre ordinateur.
  • Enfin elle doit vous simplifier la vie d’une manière ou d’une autre.

Les incontournables de la gestion de projet

La maîtrise de sa gestion de projet est clé dans le quotidien d’une team. L’outil doit donner une vision globale du projet tout en ayant un niveau de détail chirurgical permettant de n’oublier aucune tâche.

Wrike

Wrike attribue des ressources à chaque tâche et projet. L’outil permet de diviser chaque projet en sous-tâches, elles-mêmes subdivisées en activités. C’est ce qu’on voit sur le visuel ci-dessous à gauche le projet, puis au centre les étapes du projet, et tout à droite on peut ajouter les activités des tâches. Wrike vérifie et prévoit la charge de travail de la team et résout les conflits de planning. C’est un allié de choix pour planifier, prioriser et suivre l'avancement du travail. Cela permet de se concentrer sur chaque étape du projet, tout en ayant une vision claire sur la quantité globale de travail à accomplir.

L'interface projet de Wrike.

Trello

C’est la référence en matière de gestion de projet. Trello vous permet de créer des tâches pour tous vos besoins professionnels ou personnels et de gérer l’avancement de vos activités à chaque étape. L’outil est collaboratif et peut s’intégrer avec d’autres applications pour une gestion encore plus efficace.

L'extension Pomello pour Trello

Cette extension permet de transformer vos cartes Trello en tâches de 25 minutes suivant la technique Pomodoro : un décompte apparaît et se réinitialise à chaque fois que vous clôturez une tâche. Un moyen efficace pour se concentrer.

Any.do

L’application est, comme le très connu Trello, en quelque sorte un gestionnaire du quotidien qui s'adapte à votre vie et combat votre tendance à procrastiner. Elle vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus importantes en vous rappelant au bon moment les tâches subsidiaires et en vous encourageant à avancer sur votre to-do.

Any.do propose aussi les services d'un assistant virtuel intégré qui se manifeste mais uniquement lorsqu’il peut vous aider. C'est-à-dire que l’application vous rappelle la fête des mères par exemple et peut vous proposer des sites pour commander un bouquet de fleurs. En revanche si la tâche est de terminer votre mémoire malheureusement l’assistant ne pourra rien faire pour vous ! En résumé : Any.do assistant utilise l’intelligence artificielle pour revoir automatiquement vos tâches et marquer celles qu'il peut faire pour vous.

Voir aussi : Wunderlist, une application de to-do list qui vous permet de gérer et de partager vos listes avec vos amis, votre famille ou vos collègues.

À lire aussi : Les 5 secrets d'une to-do list vraiment efficace

Any.do

Sunsama

C’est ce que donnerait la fusion de Google Calendar avec Trello. Pour ceux qui ne veulent pas multiplier les outils, cette application organise tout le travail que vous devez faire chaque jour en un seul endroit.

Mixmax

Le moyen le plus rapide pour planifier des réunions. Mixmax est une extension chrome pour Gmail. Vous choisissez vos disponibilités en cliquant sur le bouton de l’extension. Un calendrier apparaît, vous n’avez qu’à sélectionner vos créneaux et compléter les détails de la réunion (lieu, objet etc.). Une fois rempli vous cliquez sur "Insert Available Times" et l’agenda est intégré dans le mail. Mixmax bloquera instantanément le créneau choisi par votre destinataire dans votre agenda. (Mixmax se synchronise avec Salesforce, un outil CRM permettant de gérer les relations d’une entreprise avec ses clients, prospects etc.).

Voir aussi : Calendy

Twist

Le petit nouveau sur le marché de la communication d’équipe. Derrière Twist se cache l’équipe de l’excellente Todoist dont les collaborateurs travaillent dans 20 pays différents. Autant dire qu’ils connaissent bien la problématique que pose la communication à distance. Ils partent du constat que les applications existantes génèrent beaucoup de notifications et détournent notre attention de l’essentiel : le travail. Sur Twist, les conversations sont organisées par sujet et l’on peut choisir qui reçoit la notification dans la discussion sans pour autant sortir les autres personnes du "channel". Pour une communication plus calme et structurée.

Voir aussi : la référence de la messagerie d’équipe Slack

Witeboard

Pour les visuels d’entre nous, Witeboard vous permet de dessiner et de créer des croquis sur ordinateur, tablette ou téléphone, de les partager et de collaborer avec votre équipe en temps réel. Il suffit d'aller sur witeboard.com, de faire un dessin, de saisir un lien de partage et de l'envoyer à votre collègue. Vous n'avez pas besoin d'installer l’application, ni de créer un compte. C'est le moyen le plus rapide de collaborer en temps réel avec votre équipe.

Zapier

Zapier est une application qui permet de créer des ponts et de connecter les grandes applications Web telles que Gmail, Slack, Trello, Google Sheets, Google Docs et bien d'autres ! Elle vous aide à automatiser des actions entre plusieurs applications en ligne. Comment cela fonctionne ? Vous allez configurer votre app' pour que telle action, donne lieu à telle autre action sur une autre application. Par exemple l’envoi d’un mail dans Gmail doit créer une nouvelle activité dans Trello, ou le fait d’assigner une tâche avec une date limite à quelqu’un dans Trello lui envoie un reminder dans Google Agenda. Le champ des possibles avec Zapier est vaste, libre à chacun de l’explorer et de construire ses propres règles d’automatisation.

Pour en savoir plus : des tutoriels existent sur des actions d’automatisation à créer (Comment utiliser Zapier).

Les applications pour ne plus rien oublier

Les tâches qui nous prennent le plus d’énergie ne sont pas forcément celles qui ont le plus de valeur. Ces outils sont créés pour se souvenir à notre place de ce qui doit être fait. En conclusion ils nous libèrent l’esprit afin de nous consacrer aux tâches importantes.

Inkflow

Denombreux articles mettent en avant que le fait de "gribouiller", en anglais "doodling", aide à mémoriser. C’est sur ce concept que s’appuie Inkflow. Cette application est destinée au créatif qui sommeille en nous et à ceux qui ont besoin de visualiser une image (versus un mot) pour retenir. L’outil permet de capturer ses idées comme vous pourriez le faire avec un stylo, les réarranger et d’y intégrer des photos, des images etc. C'est un excellent moyen de griffonner ses idées, de mettre en image une inspiration soudaine lorsque vous n'avez pas de papier à portée de main.

Inkflow

Evernote

L’application n’est certes pas nouvelle mais Evernote est un incontournable pour une productivité quotidienne. C’est bien simple, vous pouvez tout mettre dessus : créer des listes de tâches, enregistrer des rappels vocaux, prendre des photos et les ajouter à vos notes. Votre contenu est disponible à tous moments, même sans connexion et sur toutes les versions d’Evernote. Un avantage de taille pour prendre des notes dans le métro, en salle d'attente et ainsi gagner du temps.

Remember the Milk

Pour se décharger de ses listes de tâches et mieux les gérer, adopter une application de to-do est indispensable ! RTM ( Remember The Milk) permet de créer des listes intelligentes qui filtrent automatiquement les tâches en fonction de différents critères (mot-clé, échéance, niveau de priorité....). L’application s’intègre à vos autres outils comme Gmail, Google Agenda, Evernote mais aussi Siri et Twitter. Les rappels peuvent être envoyés par SMS, messagerie instantanée ou Twitter.

Voir aussi : Toodledo, OmniFocus

Readwise

Comment se souvenir de tout ce que nous lisons ? Readwise est un outil de curation qui va vous permettre de sauvegarder, de retrouver, mais aussi de mémoriser des passages d’un article ou d’un livre. Cette application va vous permettre d’annoter facilement ce que vous lisez sur votre Kindle, via iBooks, ou encore sur Instapaper. Les notes sont centralisées sur l’application. Cerise sur la gâteau, ReadWise vous envoie chaque jour un mail reprenant les meilleurs extraits de ce que vous avez lu.

Mapstr

Destinée à un usage plus personnel cette application est un incontournable pour vous souvenir de tous vos lieux préférés et pour gagner du temps sur vos prochaines sorties. Notre mémoire n’est pas infaillible et Mapstr permet de prendre de bonnes habitudes en répertoriant vos adresses préférées ou à tester sur une carte qui couvre le monde entier. Plus de souvenirs, moins de temps de décision et surtout moins d’oublis.

Pocket

Similaire à Readwise, Pocket est une application qui vous permet de sauvegarder du contenu (articles, images, vidéos, etc.) pour plus tard. Nul besoin de mettre des pages en favoris ou de copier des liens vers des articles, Pocket centralise tout.

En période de veille, il suffit d’appuyer sur le bouton Pocket dans votre barre d’outil et l’article s’enregistre directement. En plus, l'appli' se synchronise sur tous vos appareils afin que vous puissiez lire le contenu que vous avez trouvé quand vous le souhaitez. Les articles enregistrés sont consultables même sans connexion Internet, un outil bien pratique pour occuper ses trajets ou son temps dans une salle d’attente par exemple.

Voir aussi : En un clic, Instapaper vous permet d'enregistrer, de lire et de gérer les éléments que vous trouvez sur Internet.

Les applications qui vous font gagner du temps

Bricks

C’est la fabrique automatique de présentations. Elle vous permet de créer vos présentations vente, marketing etc. très rapidement. Comment cela fonctionne ? Il suffit d’intégrer toutes les présentations de votre tribu, quelle que soit leur source ou leur format (SharePoint, Google Drive, PowerPoint, Google Slides). Les présentations sont alors transformées en "briques" (une brique = une slide) actionnables ce qui permet de construire la présentation en choisissant chaque éléments. Chaque membre de la tribu peut générer automatiquement une présentation sur-mesure et personnalisée en choisissant les briques qu’il veut y inclure. Un gain de temps formidable et une garantie que tous les supports créés respecteront votre charte graphique.

VisualThesaurus

Une application pour tous ceux qui touchent au contenu SEO. L’application vous permet de mettre un mot, puis de proposer des mots apparentés et de les regrouper sur une carte mentale. Oubliez la recherche par mot-clé, c’est beaucoup plus facile !

Les applications qui vous aident à gérer votre temps

Aujourd’hui les notifications sont les pires ennemies de la concentration. Ces applications existent justement pour créer des moments de calme dans vos journées de travail. Idéales pour ceux qui se laissent facilement distraire.

StayFocusd

StayFocusd optimise votre productivité en limitant le temps passé sur des sites chronophages (hello Facebook). Vous pouvez choisir les sites, le temps de blocage, la récurrence etc. Un rempart lorsqu’il s’agit de vraiment se concentrer sur un projet.

Forest

Avoir un cadre et un rythme précis de travail c’est bien, mais quand celui-ci est constamment perturbé par des sollicitations extérieures cela nuit à notre efficacité !

S’agissant de productivité votre smartphone est à la fois votre meilleur allié et votre pire ennemi. Les notifications, appels, messages incessants perturbent notre travail quotidien. Pour rester concentrer de manière ludique, Forest a trouvé la solution. Il suffit de fixer la durée nécessaire pour accomplir votre tâche et de planter une graine. Cette graine se transformera en arbre à la fin du temps fixé sauf si vous sortez de l’application avant pour consulter une notification. Plus vous travaillez et restez concentré plus votre forêt sera luxuriante ! Grâce à celle-ci, vous gagnez des points et pour 2 500 points, un véritable arbre est planté par l'association Trees for the Future.

Voir aussi : ClearLock, Freedom

Forest

Les applications qui optimisent votre quotidien

Parce qu’au travail comme dans la vie personnelle, gagner du temps sur des tâches rébarbatives c’est s’assurer d’y penser moins souvent et se libérer du temps pour ne s’occuper que des tâches importantes ou agréables !

Digit

C’est un peu la version adulte et pro-active de votre tirelire d’enfant. L’application permet de mettre de l’argent de côté automatiquement. La première étape peut faire peur puisqu’elle consiste à donner accès à son compte bancaire. Les algorithmes vont analyser les dépenses et revenus et vont agir en fonction des objectifs financiers que l'on se fixe (partir en vacances, se faire un gros cadeau, mettre de côté etc.). Au moment jugé le plus opportun, une partie des fonds disponibles est transférée vers un portefeuille électronique Digit. Les utilisateurs peuvent à tout moment retirer les fonds et les transférer sur leurs comptes bancaires. Le service garantit le dépôt en un jour ouvré, simplement en envoyant un SMS, ainsi que des transferts illimités et aucun frais de virement.

iRepas

Si faire des courses et prévoir vos menus sont les tâches les plus chronophages de votre quotidien, sachez qu’il existe des applications pour vous simplifier la vie. Comment cela fonctionne ? L’application permet de créer ou d’importer des recettes existantes (Marmiton, 750g ...). Puis, vous élaborez vos menus pour la semaine, votre liste de courses est générée automatiquement et les quantités sont calculées en fonction du nombre de convives par menu.

Station

Station c’est l’application qui regroupe toutes vos applications. C’est un peu la boîte de rangement qui va vous permettre de ne pas vous égarer dans la multitude d’apps et de notifications. Grâce à sa fonction de recherche unique vous pouvez chercher un mot clés dans toutes vos applications à la fois.

Avec tous ces outils, vous êtes parés ! Et si vous en voulez plus, Product Hunt est LE site pour découvrir les nouveautés en matière d’applications et d’outils géniaux ! C’est un peu la caverne aux merveilles des apps. Bonne chasse !

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Photos by WTTJ

Margot Peignier

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