« Ce n’est pas en tournant le dos aux choses qu’on leur fait face » Pierre Dac.

Lorsque l’on se retrouve confronté à 1000 tâches à gérer, que ce soit dans sa vie personnelle ou professionnelle, on a souvent l’impression d’être submergé et il nous semble impossible de toutes les traiter. Pas de panique, you can do it ! La meilleure façon de s’organiser et d’éviter la procrastination est d’avoir le réflexe to do list. Cette « liste de choses à faire » est à la fois un aide-mémoire qui vous permettra de ne pas passer à côté de quelque chose et un outil de... motivation ! 

Pour cela, découvrez 7 conseils à appliquer afin de la rendre ultra efficace.

1. Dissociez le pro du perso

Une to do list peut être établie dans un cadre professionnel tout comme dans un cadre personnel. Si vous en avez besoin dans les deux cas, il est impératif de bien dissocier les deux espaces. Comment ? Tout d’abord, l’environnement qui vous entoure vous aidera à lister vos tâches à accomplir. Ainsi, pour votre to do list professionnelle, préférez la créer à votre bureau, face à votre ordinateur et votre agenda afin d’avoir accès à toutes les informations nécessaires. L’ambiance de travail vous permettra de vous plonger dans vos missions professionnelles. Vous choisirez un support papier ou informatique bien propre à votre environnement professionnel.

Pour votre to do list personnelle, vous pourrez utiliser votre matériel présent chez vous. Là encore, être physiquement présent à votre domicile au moment d’établir votre liste est réellement pertinent afin de prendre en compte les éléments qui vous entourent.

2. Pensez « tâches » plutôt qu' « objectifs »

Une to do list ne doit pas être une succession d’objectifs plus ou moins réalistes comme « conclure le contrat avec Madame X » ou même « créer mon entreprise », au contraire ! Utilisez plutôt la technique des petits pas selon laquelle vous ferez apparaitre l’ensemble des tâches à accomplir afin d’atteindre ces objectifs. Ainsi, notez vous plutôt de « rédiger le contrat », puis de « l’envoyer à Madame X ». Il s’agit en effet d’étapes facilement réalisables quand elles sont prises les unes après les autres. N’hésitez donc pas à allonger la liste en décomposant chacun de vos objectifs en une multitude de choses à faire. Psychologiquement cela est bien plus efficace puisque vous vous verrez avancer rapidement sur chacune de ces petites tâches. Ce sera bien plus motivant que d’apercevoir au loin cet objectif que vous vous êtes fixé !

3. Priorisez selon vos préférences

On ne sait pas toujours par quoi commencer : le plus facile, le plus important, le plus rapide à traiter… ? Cela dépend vraiment de chacun et de sa façon de travailler. En effet, certaines personnes vont préférer se « débarrasser » des petites choses plus insignifiantes mais rapides à gérer pour avoir l’esprit tranquille au moment de se consacrer aux choses plus importantes. Pour d’autres, ce sera plutôt le contraire. Il n’y a pas de règle à ce sujet. Toutefois, notre conseil serait, dans un premier temps, de jeter sur le papier toutes les choses que vous avez à traiter qui vous passent par la tête, puis dans un second temps de les organiser selon ce que vous souhaitez faire en priorité.

La méthode Eisenhower peut vous aider à classer vos différentes tâches en 4 catégories :

  • celles qui sont urgentes et importantes (les tâches que vous devez impérativement faire par vous-mêmes) ;
  • celles qui sont importantes mais non urgentes (les tâches que vous devez planifier pour les faire vous-mêmes) ;
  • celles qui sont urgentes mais pas importantes (les tâches que vous devez déléguer rapidement) ;
  • celles qui sont ni urgentes ni importantes (les tâches que vous devez laisser de côté, voire éliminer).

4. Soyez réaliste

Vous avez maintenant établi vos priorités, mais votre liste reste encore un peu trop longue pour une journée qui, jusqu'à preuve du contraire, reste composée de 24 heures. Si vous êtes du genre à avoir cumulé 30 lignes de tâches à faire ce lundi, vous devez apprendre à être réaliste pour ne pas, à la fin de la journée, être frustré devant votre liste de tâches inachevées ! Pour cela, apprenez à constituer quotidiennement une liste courte, en adoptant par exemple « la méthode 1, 3, 5 » ! Cette méthode divise votre journée en 3 catégories :

  • 1 tâche principale (comme son nom l'indique, elle demeure celle qui doit être effectuée coûte que coûte) ;
  • 3 tâches secondaires ;
  • 5 petites tâches.

4. Définissez vos échéances

Afin que votre to do liste soit réaliste, notre conseil serait de ne pas se restreindre aux seules to-do quotidiennes. Il est indispensable d'avoir une vision large sur les tâches que vous avez à accomplir, doublée d'une vision court terme pour la réalisation. Vous aurez ainsi des objectifs à accomplir sur la semaine, scindés en petite tâches réparties chaque jour. Vous n'avez pas terminé une tâche à la fin de la journée ? Il n'y a plus qu'à la décaler au lendemain. Se laisser une semaine pour mener à bien votre to do list vous offre plus de flexibilité que de se laisser une journée. La to-do doit vraiment être un outil vous permettant de ne pas passer à côté de quelque chose et qui vous aide dans le même temps à accomplir vos tâches !

De plus, l’idéal est de créer votre to do list chez vous le dimanche soir pour la partie personnelle, et le lundi matin au bureau pour la partie professionnelle. Vous commencerez votre semaine avec les idées bien claires.

5. Minutez et rayez !

N’hésitez pas à évaluer la durée de chaque chose à accomplir et à l’indiquer dans une autre couleur à côté. Prendre conscience du temps dont vous avez besoin vous aidera tout d’abord à traiter facilement une tâche, qui vue de loin peut paraitre chronophage alors qu’en la minutant vous réaliserez qu’elle peut être rapidement gérée. Il est donc plus stratégique pour votre motivation personnelle d’avoir plein de petites tâches rapides à accomplir que moins de tâches mais plus longues à traiter. De plus, fixer le temps que vous souhaitez consacrer à une tâche permet de mieux gérer son emploi du temps. L’astuce étant de rayer de votre liste la tâche dès qu’elle est gérée. Cela fait un bien fou ! L'astuce ? Créer une « done list » qui vous permettra à la fin de chaque journée de voir l'ensemble des tâches que vous avez effectuées : ô combien gratifiant !

6. Choisissez votre support

Là encore, il n’y a pas de règle. Certaines personnes préféreront le papier, d’autres l’informatique. C’est comme vous voulez ! Vous avez également des applications smartphones spécialement conçues pour créer vos to do lists. Elles sont très intuitives et intelligemment faites. Si vous êtes ultra connecté, celles-ci peuvent vous intéresser : Wunderlist, Google Keep, Todoist ou encore Trello

Si vous êtes fidèles au papier, nous vous conseillons d’opter pour un carnet qui risque moins de se perdre qu’une feuille blanche volante.


Bonus 

Créer une « not-to-do-list » ! Oui, vous avez bien lu : une liste de tâches à ne surtout pas faire afin de rester concentré sur vos objectifs principaux. Cela peut paraître simplet, mais voir écrit par exemple : « ne pas consulter Facebook dès le réveil » peut vous aider à voir quelles sont les choses de votre quotidien qui sont inutiles et qui, de ce fait, vous font perdre un temps considérable !


Vous avez désormais toutes les cartes en main pour créer une to do list vraiment efficace. Lancez-vous et vous verrez qu’elle deviendra un réflexe, voire même une addiction ! En tout cas, nous on ne peut plus s’en passer !

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Photo by Jukebox @émoi émoi

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