« Unanswered emails weigh on the soul. I know that sounds melodramatic, but when you know you have hundreds of unread messages, and you know people are waiting for responses, it can weigh on you and make it difficult to truly ever “unplug” » Randi Zuckerberg  

En moyenne un employé reçoit 88 mails par jour (Etude Radicati Group, mars 2015) et les cadres estiment passer plus de 5,6 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie (étude Adobe, août 2015). Face à cette activité chronophage, de nombreuses pratiques ont émergé pour aider chacun à mieux gérer sa boîte de réception. A la clé d’une bonne organisation ? Tout d'abord moins de stress car les mails non-traités « polluent » toujours votre esprit et vous empêchent de vous concentrer sur votre travail

Pour ne plus se noyer sous les mails et se libérer l'esprit, voici les 6 étapes  qui vont révolutionner l'organisation de votre boîte mail.

ÉTAPE 1. Faites le ménage dans votre boîte mail

Vous croulez déjà sous les spams et newsletters que vous n’avez pas le temps de lire ? Avoir trop de mails non lus est une vraie "pollution" pour l'esprit et si vous n'êtes pas sûr de les ouvrir un jour... autant faire le grand ménage.

→ UnrollMe vous fera gagner de précieuses heures : ce service (gratuit) vous permet de visualiser instantanément la liste de tous vos abonnement. Cerise sur le gâteau, il vous permet de vous désinscrire facilement de tout ce dont vous ne voulez plus.

ÉTAPE 2. Créez-vous une boîte dédiée aux newsletters et notifications

Une fois votre liste de newsletter et abonnement finalisée, créez-vous :

  • soit une boîte dédiée à recevoir ces envois
  • soit un dossier spécifique

Sur Gmail par exemple vous pouvez créer une règle (filtre) qui redirigera automatiquement les mails de votre choix dans un dossier séparé de votre boîte de réception principale. Ainsi vous pouvez vous concentrer sur vos mails professionnels au bureau sans être parasité de notifications.

Guide pour créer des filtres sur Gmail

ÉTAPE 3. Pour mieux classer vos mails, soignez l’objet

Qui n'a pas déjà perdu un temps précieux à rechercher un mail ? Lorsque vous ne vous souvenez plus avec précision de l'objet ou du contenu, la recherche peut rapidement devenir un casse-tête. Une astuce simple consiste à créer votre propre "charte". L’objet du mail doit résumer le corps du message en quelques mots pertinents. 

Exemple : Si vous rédigez le suivi d’un rendez-vous client, vous pouvez rédiger un objet comme suit : [nom de votre entreprise] / [nom entreprise client] / Suivi RDV

ÉTAPE 4. Triez vos emails par statut

« La simplicité est la sophistication suprême » - Léonard de Vinci

En rangeant ses mails par thème, on est vite confronté à une difficulté. En effet, un mail mêle souvent plusieurs sujets et n’a pas sa place dans un seul dossier. Il est donc difficile de trier ses mails par sujet alors qu’il est beaucoup plus simple de le faire par statut.

Exemple :

  • Boîte de réception : ici, les e-mails ne doivent pas rester plus longtemps que le temps nécessaire pour les déposer dans un autre dossier
  • Aujourd'hui : tout ce qui nécessite une réponse aujourd'hui (vous le mettrez donc à jour chaque  jour)
  • Cette semaine : tout ce qui nécessite une réponse avant la fin de la semaine
  • Mois-Trimestre : tout ce qui nécessite une réponse à plus long terme

Ou sur le même raisonnement vous pouvez tout simplement les trier ainsi : 

  • Non lus 
  • À traiter urgent 
  • À traiter 
  • Autres messages

Minimaliste et très efficace, vous pouvez organiser vos mails en fonction de qui doit effectuer une action suite au mail : 

  • Attente retour 
  • Faire retour

À vous de trouver la classification qui vous correspond le mieux. Pour cela, rien de plus efficace que de tester et de tirer des conclusions à l'usage. Par contre, quelle que soit la classification, il est indispensable de consulter chaque jour chacun des dossiers, pour garder les sujets & deadlines en tête, et ne rien oublier (une habitude qui se prend vite !).

ÉTAPE 5. Personnalisez les sections de votre boîte de réception

Certains créent des catégories généralistes (cf. rubrique précédente) alors que d’autres préfèrent des libellés à la précision chirurgicale. L’important c’est d’adopter SON organisation et de s’y tenir. Voici une méthode qui fonctionne très bien sur Gmail et permet d’organiser votre boîte mail efficacement.

  • Allez dans “paramètres” → “libellés” → “nouveau libellé” → “entrez un nouveau nom de libellé” → créez tous les libellés dont vous aurez besoin : [À traiter urgent], [À traiter]...
  • Puis “paramètres” → “boîte de réception” → “type de boîte de réception” → “prioritaire”.

Cela fait apparaître des sections directement dans la boîte de réception (et non pas sur le côté comme les dossiers). Chacune de ces sections est personnalisable :

  • Il suffit de cliquer à droite sur “option” ou “ajouter une section” → “autres options” → votre liste de libellés créés apparaît et vous pouvez tout personnaliser.

ÉTAPE 6. Instaurez un temps “email” dans votre agenda

Ça y est votre boîte mail est prête à repartir sur des bases saines ! Il ne vous reste plus qu’à fixer des créneaux journaliers pour traiter vos mails : des plages horaires durant lesquelles vous les traitez d'un coup (il n'y a rien de plus contre-productif que de répondre aux mails dès leur réception). Le matin par exemple est un bon moment pour affecter une priorité de traitement à chaque email reçu. Oubliez par contre le vendredi à 18h30 car c’est le meilleur moyen de s’angoisser inutilement avant le weekend !

→ L'Inbox Zero, une méthode développée par Merlin Mann, consiste à ne jamais laisser aucun message dans sa boîte de réception. Les ninjas de l’email qui pratiquent le fameux “zéro mail dans la boîte de réception”, vous diront qu’en fin de journée tout doit être rangé. Pour commencer, essayez de vous tenir aux premières étapes et de faire de votre mieux ! Pour aller plus loin, découvrez sa vidéo Google Tech Talks (juillet 2007). a conférence qu'il a donné en juillet 2007 dans le cadre des Google Tech Talks.


Pistes et alternatives aux emails au sein de la tribu

Malgré tous vos efforts d'organisation, le volume des mails échangés reste parfois trop important. Libre à vous de proposer à vos interlocuteurs d'utiliser des outils collaboratifs ou plateformes communautaires.

ExemplesSlack, Trello pour Slack, Google Doc ou encore Flow, une belle plateforme de chat pour les équipes avec un gestion de projets habilement intégrée ! Ces app sont des alternatives à une boucle de mails sans fin et permettent de partager des informations sur une plateforme référente et accessible à tous.


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Photo by WTTJ @Newmanity

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