Summer Work Challenge #4 : Gérer et organiser sa boîte mail

  • Margot Peignier Margot Peignier
  • Publié il y a 4 mois
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Summer Work Challenge #4 : Gérer et organiser sa boîte mail

  • Margot Peignier Margot Peignier
  • Publié il y a 4 mois

Pour remédier à la morosité de septembre et vous épargner le vague à l’âme de fin d'été, on a imaginé un programme de reprise en main drastique à suivre tout au long du mois de juillet : le Summer Work Challenge. On connaît tous le « Summer Body Challenge » pour se préparer à l’épreuve du maillot de bain en été. Là, c’est pareil mais pour le travail. On vous propose cinq semaines de conseils pour aborder sereinement le retour au travail et construire sa prochaine étape professionnelle.

En France, un employé reçoit en moyenne 88 mails par jour, spams compris, (Etude Radicati Group, mars 2015) et les cadres estiment passer plus de 5,6 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie (étude Adobe, août 2015). Ils s'accumulent et vous passez systématiquement à côté de certains mails ? Il est temps de faire un vrai ménage d'été et mettre en place une organisation en béton pour la rentrée. À la clé ? Moins de stress, moins d'erreurs et plus d'efficacité pour vous, mais aussi moins de pollution pour la planète. Parce que oui, un mail équivaut à 10g de CO2. 

Bref, pour arrêter de se polluer l'esprit et polluer tout court, voici comment révolutionner l'organisation de votre boîte mail en 6 étapes.

Étape 1. Faites le ménage

Vous croulez déjà sous les spams et newsletters que vous n’avez pas le temps de lire ? Tout trier prend du temps, mais vous vous sentirez tellement plus léger après. Et puis vous retomberez à coup sûr sur un message tombé aux oubliettes, une idée (de génie) mise de côté ou une newsletter inspirante gardée bien au chaud. 

Et pour vous faire gagner de précieuses heures : UnrollMe, un service (gratuit) vous permettra de visualiser instantanément la liste de tous vos abonnements. Cerise sur le gâteau, il vous permettra de vous désinscrire facilement de tout ce dont vous ne voulez plus.

Vous vous dites systématiquement « Ça pourra toujours me servir... » ou « Je le garde, on ne sait jamais... » ? C'est sûrement parce que vous ne connaissez pas l'impact environnemental de vos actions sur le web. La start-up française Cleanfox scanne votre boite mail et vous soumet une sélection de ce qui pourrait être supprimé. Pour chaque catégorie de mail (newsletter, information etc.), elle vous montre le taux d’ouverture de ces mails et quel volume de CO2 vous pourriez épargner à la planète. Elle se charge ensuite de supprimer et/ou de vous désinscrire de toutes les newsletters les moins consultées. Un geste simple, que chacun peut faire à son échelle, pour réduire la pollution numérique. Bonus : pour chaque personne que vous invitez à utiliser l’application, un arbre en Zambie est planté. Un joli geste pour la planète !

Quelques chiffres pour comprendre le poids de la pollution numérique causée par les mails 

Étape 2. Créez-vous une boîte dédiée aux newsletters et notifications

Saviez-vous que le spam représente entre 55 et 95 % du trafic total de l’e-mail ? La majeure partie (près de 90%) est filtrée par les outils anti-spam des messageries et n'arrive même pas dans le fameux dossier Indésirables. Alors, une fois votre liste de newsletters et abonnements finalisée, créez-vous :

  • une boîte dédiée à recevoir ces mails
  • un dossier spécifique

Sur Gmail, par exemple, vous pouvez créer une règle (filtre) qui redirigera automatiquement les mails de votre choix dans un dossier séparé de votre boîte de réception principale. Ainsi vous pouvez vous concentrer sur vos mails professionnels au bureau sans être parasité par les notifications.

Guide pour créer des filtres sur Gmail

Étape 3. Pour mieux classer vos mails, soignez l’objet

Qui n'a pas déjà perdu un temps fou à rechercher un seul mail ? Lorsque vous ne vous souvenez plus avec précision de l'objet ou du contenu, la recherche peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Une astuce simple consiste à créer votre propre "charte". L’objet du mail doit résumer le corps du message en quelques mots pertinents.

Exemple : Si vous rédigez le suivi d’un rendez-vous client, vous pouvez rédiger un objet comme suit : [nom de votre entreprise] / [nom entreprise client] / Suivi RDV

Étape 4. Triez vos emails par statut

« La simplicité est la sophistication suprême » Léonard de Vinci

Une option consiste à ranger ses mails par thème ("client", "prestataire", "tech", "mails internes"). Mais on peut être vite confronté à une difficulté. En effet, un mail mêle souvent plusieurs sujets et n’a pas sa place dans un seul dossier. Il est donc difficile de trier ses mails par sujet alors qu’il est beaucoup plus simple de le faire par statut.

Exemple :

  • Boîte de réception : ici, les e-mails ne doivent pas rester plus longtemps que le temps nécessaire pour les déposer dans un autre dossier
  • Aujourd'hui : tout ce qui nécessite une réponse aujourd'hui (à mettre donc à jour quotidiennement)
  • Cette semaine : tout ce qui nécessite une réponse avant la fin de la semaine
  • Mois-Trimestre : tout ce qui nécessite une réponse à plus long terme

Ou sur le même raisonnement vous pouvez tout simplement les trier ainsi :

  • Non lus
  • À traiter urgent
  • À traiter
  • Autres messages

Minimaliste et très efficace, vous pouvez organiser vos mails en fonction de qui doit effectuer une action suite au mail :

  • Attente retour
  • Faire retour

À vous de trouver la classification qui vous correspond le mieux. Pour cela, rien de plus efficace que de tester et de tirer des conclusions à l'usage. Par contre, quelle que soit la classification, il est indispensable de consulter chaque jour chacun des dossiers, pour garder les sujets & deadlines en tête, et ne rien oublier, c'est une habitude à prendre !

Étape 5. Personnalisez les sections de votre boîte de réception

Certains créent des catégories généralistes (cf. rubrique précédente) alors que d’autres préfèrent des libellés à la précision chirurgicale. L’important c’est d’adopter SON organisation et de s’y tenir. Voici une méthode qui fonctionne très bien sur Gmail et permet d’organiser votre boîte mail efficacement.

  • Allez dans “Paramètres” → “Libellés” → “Nouveau libellé” → “Entrez un nouveau nom de libellé” → créez tous les libellés dont vous aurez besoin : [À traiter urgent], [À traiter]...
  • Puis “Paramètres” → “Boîte de réception” → “Type de boîte de réception” → “Prioritaire”.
  • Cela fait apparaître des sections directement dans la boîte de réception (et non pas sur le côté comme les dossiers). Chacune de ces sections est personnalisable :
  • Il suffit de cliquer à droite sur “Option” ou “Ajouter une section” → “Autres options” → votre liste de libellés créés apparaît et vous pouvez tout personnaliser.

Étape 6. Instaurez un temps “e-mail” dans votre agenda

Ça y est votre boîte mail est prête à repartir sur des bases saines ! Il ne vous reste plus qu’à fixer des créneaux journaliers pour traiter vos mails : des plages horaires durant lesquelles vous les traitez d'un coup (il n'y a rien de plus contre-productif que de répondre aux mails dès leur réception). Le matin, par exemple, est un bon moment pour affecter une priorité de traitement à chaque email reçu. Oubliez par contre le vendredi à 18h30 car c’est le meilleur moyen de s’angoisser inutilement avant le week-end !

La méthode Inbox Zero 

La méthode "Inbox Zéro" ou "Zéro inbox" est une méthode développée par Merlin Mann, écrivain et speaker, qui consiste à ne jamais laisser aucun message dans sa boîte de réception. Les ninjas de l’e-mail qui pratiquent le fameux “zéro mail dans la boîte de réception”, vous diront qu’en fin de journée : tout doit disparaître. Pour commencer, essayez de vous tenir aux premières étapes et de faire de votre mieux ! Pour aller plus loin, découvrez la vidéo de la conférence qu'il a donné aux Google Tech Talks en juillet 2007.

Nouvelles pistes et alternatives aux e-mails

Malgré tous vos efforts d'organisation, le volume des mails échangés reste parfois trop important. Libre à vous de proposer à vos interlocuteurs d'utiliser des outils collaboratifs ou plateformes communautaires.

Exemples : Slack, Trello pour Slack, Google doc ou encore Flow, une plateforme de chat pour les équipes avec un gestionnaire de projets habilement intégré ! Ces apps sont des alternatives à une boucle de mails sans fin et permettent de partager des informations sur une plateforme de référence et accessible à tous.

Étape 7 : utilisez de nouvelles fonctionnalités et personnalisez !

Snoozer ses mails

Marre d'être dérangé toutes les cinq minutes par des notifications mail ? Ça tombe bien, la nouvelle version de Gmail (lancée progressivement depuis le 26 avril 2018) permet de "snoozer" les mails comme on le ferait pour un réveil. Il suffit de choisir la période de temps durant laquelle on ne souhaite pas être dérangé par des notifications. Et ces derniers sont stockés jusqu'à ce que vous décidiez que vous avez (enfin) le temps de les traiter à leur juste valeur.

Des réponses adaptées

« Bonne journée », « À très vite », « J'espère que tu vas bien », « Je me tiens à votre disposition pour en parler » 

Vous en avez marre de répondre toujours la même chose ? Utilisez l'extension Chrome Gorgias, qui vous propose de créer une série de templates de réponses et de raccourcis configurables. Idéal pour tous ceux qui doivent écrire des formules et des mails répétitifs : Services clients, RH, commerciaux, etc.

Une des options de la nouvelle version de Gmail va encore plus loin : grâce à l'intelligence artificielle, elle analyse le contenu de vos messages reçus pour vous suggérer des réponses. D'abord disponible sur mobile, cette option sera désormais accessible depuis tous les appareils. 

Comme sur Gmail, vous pouvez utiliser les modèles d’email sur Outlook. Pour ça, il vous suffit de cliquer sur "Fichier" puis "Enregister sous" et choisir le type "Modèle Outlook". Puis, ouvrir un fichier *.oft enregistré sur votre ordinateur et cliquer sur "Nouveaux élements", "Autres élements", "Choisir un formulaire" puis "Modèles dans le fichier système". 

Des rappels pour ne rien oublier

Mieux gérer ses mails, c'est aussi ne plus les ouvrir dès la réception, pour les oublier et les laisser sans réponse jusqu'à recevoir un ultime message de relance... Une nouvelle fonctionnalité de Gmail permet, grâce à un système d'intelligence artificielle, de détecter les mails les plus importants et de vous les mettre en évidence (en jaune et en gras) pour vous rappeler que vous n'y avez pas répondu depuis un petit moment déjà... 

Transformer des mails en évènements ou tâches 

Vous faites sans arrêt des allers-retours entre vos mails et votre agenda ? Un mail = une tâche ou un mail = un événement. C'est aussi simple que ça ! De nombreuses extensions permettent de transformer votre boîte mail Gmail en véritable to-do list. Parmi elles, on compte SortdActiveInbox ou encore Taskforce

Mais vous pouvez aussi connecter votre messagerie (Outlook, Gmail) à un service de gestion de tâches tel que Wunderlist, Todoist ou Remember The Milk. Une fois activé, ce type d'app' pourra transformer automatiquement n'importe quel message en action(s) à réaliser et même vous envoyer des rappels réguliers. 

Dernière option : utiliser les gestionnaires de tâches inclus à votre messagerie. Pour Gmail, cliquez sur la liste déroulante Gmail en haut à gauche puis sur "Tasks"/"Tâches" ou appuyez sur Maj+T

Un tri automatique et des notifications plus intelligentes

Toujours grâce à l'intelligence artificielle, la nouvelle application Gmail pour smartphone est capable de gérer les notifications de manière plus intelligente. Conséquence : seuls les messages les plus importants feront l'objet d'une notification, les autres, comme les newsletters, s’afficheront normalement dans l'application.

Sur l'appli Mail d'Apple, vous pouvez également créer des règles qui vous permettent à la fois de gérer les messages entrants et d'automatiser des tâches (y répondre, les supprimer, surligner ou ajouter un code couleur aux messages d'un destinataire précis, les déplacer d'une boîte de réception à une autre, etc.) Pour cela, rendez-vous dans "Préférences", puis "Règles". Cliquez sur "Ajouter une règle", attribuez-lui un nom et spécifiez les conditions (et si toutes celles-ci devront être remplies pour que la règle s'applique ou non) ou créer vos propres conditions. Pour appliquer les règles aux messages antérieurs, cliquez sur "Message" puis "Appliquer les règles". Vous pouvez aussi créer une boîte aux lettres intelligente pour référencer automatiquement (selon des critères à définir) tous les messages (quelque soit la boîte aux lettres dans laquelle ils se trouvent), d'un même projet par exemple. 

Voilà, vous avez toutes les cartes en main pour gérer au mieux ce flux sans fin de mails qui reprendra de plus belle à la rentrée !


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