L’Office Manager est rattaché(e) au COO (Chief Operating Officer) et sa mission principale consiste à délester ce dernier d’un certain nombre d’activités lui permettant de se concentrer sur son cœur de métier.

C’est la personne qui, au contact de tous, sait répondre à toutes les questions. C’est la personne qui fait en sorte que les équipes travaillent efficacement en étant impliquée dans le projet de l’entreprise. Être Office Manager chez Oodrive, c’est aussi se voir confier des projets stratégiques et être garant(e) de leur suivi. C’est gérer un périmètre de responsabilités avec un pouvoir d’autonomie et de décision.

Bref, être Office Manager chez Oodrive, c’est : des responsabilités et des missions diverses dans un environnement de travail agréable à l’esprit #StartUp :-)

Et demain ?

Nous vous offrons l’opportunité d’avoir une vision globale des projets de l’entreprise avec ce poste alors pourquoi ne pas évoluer ensuite vers la prise en main d’un projet stratégique dans sa globalité ? #MakeYourCareer

Dans le détail ?

• Vous assurez la gestion du planning du COO et triez les informations mises à votre disposition pour sélectionner les actions prioritaires.

• Vous planifiez les réunions d’affaires du COO, en choisissant les lieux et moments les plus indiqués et réorganisez en permanence son agenda en tenant compte des imprévus professionnels ou personnels de celui-ci. Ponctuellement, la Directrice Financière et le Directeur des Ressources Humaines peuvent vous solliciter également sur leurs plannings de réunions et de RDV.

• Vous planifiez et organisez les Comités de Direction. Vous assistez aux séances afin d’en faire le compte-rendu/relevé de décisions, que vous partagez à l’ensemble des participants. Plus largement, lors des réunions auxquelles il vous sera demandé de participer (revues de reporting, performance…), vous gérez la prise de notes et rédigez un rapport pour le remettre aux participants.

• Vous assurez une fonction d’intermédiaire entre vos supérieurs et les différents partenaires et Managers de l’entreprise. Pour ce faire, vous communiquez oralement, par téléphone ou courrier électronique les renseignements à diffuser dans tous les services concernés.

• Vous encadrez les déplacements de vos supérieurs à l’étranger et sur le territoire national ainsi que leur participation lors des congrès ou séminaires.

• Vous organisez les dossiers demandés par vos supérieurs et effectuez des travaux de classement et d’archivage.

• Vous représentez vos supérieurs à l’extérieur et à l’intérieur de l’entreprise.

• Vous gérez le suivi des projets stratégiques qui vous seront alloués en étant garant(e) de leur aboutissement (respect des deadlines, coordination…).

Postulez absolument si :

Vous possédez une formation supérieure en Gestion type Gestion des organisations, Gouvernance…couplée à une expérience significative vous ayant apporté des bases de Management et une connaissance structurelle des entreprises.

Vous êtes connu(e) pour vos aptitudes relationnelles, votre sens du service et vos capacités d’organisation. Il est indispensable que vous sachiez travailler en autonomie sur chacun de vos projets.

Vos capacités d’analyse vous permettent de trouver des solutions efficaces, pérennes, productives en termes de temps de travail et en termes de coûts financiers.
Vous avez un grand sens de la discrétion doublé d’une excellente communication orale et écrite.

Vous maîtrisez l’anglais à l’oral comme à l’écrit (impératif).

Les petits plus qui feront une GRANDE différence :

• Vous êtes une main de fer dans un gant de velours !
• Vous êtes #CustomerCentric, la satisfaction, c’est votre leitmotiv
• Vous êtes COOL, vous savez gérer le stress et la pression pour ne garder que ce qui vous booste !