Émotions et organisation : dans les coulisses du métier de Wedding Planner

C’est un métier qui fait rêver : accompagner des couples dans ce qui devrait rester “le plus beau jour de leur vie”. Depuis une quinzaine d’années le métier de Wedding Planner a fait son apparition en France, tout droit venu des États-Unis. Derrière l’aspect glamour de cette profession se cachent de talentueux chefs d’orchestre à la fois entrepreneurs et architectes de rêves.

Leur rôle : guider les futurs mariés dans l’aventure qui les mènera au fameux “jour J”. Une mission pas toujours simple, parfois stressante, qui demande du self control, beaucoup d’empathie et un sens de l’organisation à toute épreuve !

Afin de lever le voile sur cette profession, Welcome to the Jungle est allé à la rencontre de deux spécialistes : Gaëtane Dumont, Wedding Planner basée dans les Hauts-de-France et fondatrice de G.D. WEDDING & Other Stories, et Lucia Cruz, Country Manager Espagne chez Zankyou Wedding, cette application venue d’Espagne qui met à la disposition de ses utilisateurs tous les outils pour organiser leur mariage en quelques clics.

Wedding Planner, un métier d’avenir

Le métier de Wedding Planner, très populaire outre-Atlantique, n’est arrivé que tardivement sur le vieux continent, dans les années 2000. Ces dernières années la profession s’est largement popularisée en France et chez nos voisins européens comme en témoigne Lucia Cruz.

« Dans certains pays comme les États-Unis, le Mexique ou le Brésil, le Wedding Planner est un personnage incontournable dans l’organisation d’un mariage. » - Lucia Cruz.

« En Espagne, où ce rôle n’est pas intégré dans la culture, la progression de ce métier a été fulgurante, notamment ces deux dernières années. Les Wedding Planners sont devenus nos prestataires les plus sollicités, 60 à 70% de nos utilisateurs font appel à eux maintenant. »

Comment expliquer ce phénomène ? Selon Gaëtane Dumont, la première raison est le manque de temps : « Les gens ont beaucoup de travail, ils ont parfois des enfants et ne se sentent pas forcément de tout gérer. » Pour Lucia, le phénomène est aussi générationnel : « La plupart de nos utilisateurs sont des “millennials”, ils ont entre 24 et 35 ans, plutôt urbains et sont habitués à trouver des outils qui leur facilitent le quotidien. Notre service est très complet, il leur permet de trouver tout ce dont ils ont besoin pour organiser leur mariage en un seul endroit. Par ailleurs, il y a de plus en plus de couples mixtes, qui viennent de différents pays, et Zankyou leur permet de centraliser leurs efforts. »

Zankyou - Madrid, Espagne

Comment devient-on Wedding Planner ?

Conséquence de l’apparition assez récente du métier de Wedding Planner, les formations ont longtemps été inexistantes, et les pionniers dans ce domaine se sont souvent formés eux-mêmes. L’explosion de ce rôle ces dernières années a bien sûr favorisé l’apparition de multiples offres en la matière, cependant « Il n’y a pas encore de voie toute tracée pour faire ce métier » souligne Gaëtane.

« Je conseille un parcours en communication ou en événementiel, qui apprend à être rigoureux, à gérer un projet, un événement. Ce sont des notions essentielles pour exercer ce métier. Pour ma part, j’ai commencé par une licence en médias, culture et communication à Lille, avec dès le départ l’envie de travailler dans l’événementiel. Puis j’ai continué avec un master en stratégie du développement culturel à Avignon. »

« Il n’y a pas encore de voie toute tracée pour faire ce métier. » - Gaëtane Dumont.

Mais comme souvent, la formation au métier de Wedding Planner en tant que telle s’est faite sur le terrain. « J’ai d’abord travaillé sur l’organisation de festivals de musique partout en France, cela a confirmé mon attrait pour l’événementiel. Au même moment, beaucoup de membres de ma famille et des amis ont commencé à se marier, j’ai mis la main à la pâte pour les aider, et j’ai adoré. L’idée de devenir Wedding Planner est née comme ça. » raconte Gaëtane, qui a ensuite rejoint une agence de Wedding Planning parisienne qui proposait un enseignement théorique et pratique.

« La partie théorique se fait à distance, j’ai reçu des cours sur la psychologie des mariés, notamment sur la façon de gérer des profils types comme “les pressés”ou “les angoissés”. Je recevais également des exercices à réaliser, par exemple établir une liste de prestataires pour répondre à une demande précise. Il y a eu ensuite la mise en situation sur mariage, en région parisienne, avec la Wedding Planner de l’agence. C’était très important pour moi de suivre une vraie formation auprès d’une professionnelle pour démarrer ce métier sur de bonnes bases. »

De la compta à la direction artistique, les multiples talents du Wedding Planner

Avoir une fibre entrepreneuriale est quasiment indissociable du métier de Wedding Planner. En effet, même s’il est possible d’être salarié au sein d’une agence, la plupart des Wedding Planner exercent en indépendant.

« Après mon parcours, il me paraissait évident de m’installer tout de suite à mon compte. J’ai créé mon entreprise en septembre 2017, cela a été mon plus gros challenge. Je me lançais dans l’inconnu et je suis ravie d’avoir franchi ce cap. J’ai rencontré mes premiers clients au Salon du Mariage et chaque étape dans l’organisation de ce mariage a été une victoire : la signature du contrat, la réservation de la première salle, la validation du photographe,… » raconte Gaëtane.

Car finalement, le quotidien du Wedding Planner est rythmé de tâches en tout genres liées autant au fonctionnement de l’entreprise qu’à l’organisation des mariages eux-mêmes. « Chaque jour est différent, c’est ce qui me plaît ! Une partie de mes journées est dédiée à la gestion de mon entreprise, le côté administratif, la comptabilité, ensuite il y a la partie organisation en tant que telle, les échanges avec les différents prestataires. Je me déplace aussi beaucoup pour faire les visites de salles, rencontrer des prestataires. »

Rigueur et sens de l’organisation, les qualités essentielles

Gestion d’entreprise et organisation de mariage comprennent leur lot de responsabilités. Lucia et Gaëtane, s’accordent sur un point, la rigueur est la qualité première pour réussir dans ce métier.

« Il faut avoir conscience de l’importance de ce rôle et des responsabilités que cela implique » poursuit Lucia, « tout doit être sous contrôle, il faut bien connaître le marché, être très organisé, savoir gérer son temps. »

« Le moindre flou peut être une inquiétude pour les futurs mariés,» poursuit Gaëtane, « il faut cadrer les choses c’est le point essentiel. À la base je suis très organisée, mais je me suis aperçue que je devais être encore plus carrée sur certaines choses. On apprend toujours au fur et à mesure. Je n’ai jamais eu de gros couac, mais je me souviens par exemple que sur un mariage, un traiteur a demandé son chèque aux mariés pendant la réception, c’était un peu particulier ! Ça fait partie des multiples petits détails auxquels il faut penser. »

« Tout doit être sous contrôle, il faut bien connaître le marché, être très organisé, savoir gérer son temps. » - Lucia Cruz.

Le Wedding Planner, architecte de rêves

Parmi les multiples casquettes du Wedding Planner celle de “magicien” est sans doute celle qui demande le plus de talent et de travail. En effet, il faut aimer relever des défis pour se rapprocher au plus près des envies des mariés.

«J’aime beaucoup l’idée de devoir m’adapter à toutes les situations, aucun mariage ne se ressemble. Ce qui me plaît le plus dans ce métier c’est de mener un projet de A à Z pour répondre au mieux aux attentes des futurs mariés. Récemment des mariés voulaient arriver en tandem, malheureusement on a dû abandonner car ça ne fonctionnait pas avec la robe de la mariée… »

Pour réaliser les rêves les plus fous des futurs mariés, constituer un réseau de prestataires est essentiel comme l’explique Gaëtane : « Je travaille à fond sur mon réseau, je rencontre énormément de partenaires, que ce soit pour les locations de salle, les traiteurs, les fleuristes, la location de voiture. Je pars du principe que je n’en ai jamais assez, les demandes sont tellement variées et peuvent toucher à des domaines inattendus ! La réalisation d’un mariage est un vrai travail d’équipe. »

« J’aime beaucoup l’idée de devoir m’adapter à toutes les situations, aucun mariage ne se ressemble. Ce qui me plaît le plus dans ce métier c’est de mener un projet de A à Z. » - Gaëtane Dumont.

Apprendre à gérer les émotions

Lorsque l’on demande à Gaëtane et Lucia ce qui fait la spécificité de l’organisation de mariage la réponse fuse : « travailler avec des gens HEU-REUX ! »

En effet, l’organisation de mariage se distingue de celle d’autres événements par sa dimension humaine et par les émotions qu’elle engendre. Un point qu’il ne faut pas négliger pour trouver le ton juste dans la relation établie avec les futurs mariés. « Le mariage n’arrive qu’une fois dans une vie : vous rassemblez votre famille, vos amis, la valeur symbolique est immense, les émotions sont décuplées et vous voulez que tout soit parfait. Le Wedding Planner doit bien avoir conscience de cela », souligne Lucia.

« L’empathie est fondamentale pour exercer ce métier, comprendre les attentes des mariés, et savoir comment se comporter avec eux. » complète Gaëtane. « Il y a ceux pour qui il faut être très présent, ceux qui te laissent carte blanche, ceux qui ont une idée très précise de ce qu’ils veulent. J’aime cette diversité ! »

« L’empathie est fondamentale pour exercer ce métier, comprendre les attentes des mariés, et savoir comment se comporter avec eux. » - Gaëtane Dumont.

Le mariage est un événement qui génère également son lot de stress, dimension que le Wedding Planner doit apprendre à gérer. Chez Zankyou Wedding, l’accompagnement des mariés est fondamental. Ainsi des centres d’appel sont à disposition des utilisateurs pour répondre à leurs interrogations à tout moment.

Construire sa réputation, le challenge majeur du Wedding Planner

Sur le terrain des Wedding Planners, la concurrence est rude. L’explosion de la profession ces dernières années a eu pour conséquence une offre de plus en plus large et la difficulté pour les nouveaux venus de tirer leur épingle du jeu. Plus qu’ailleurs, la réputation, notamment en ligne, est au coeur de la réussite de l’entreprise et laisse peu de place à l’erreur.

« Avant d’ajouter un Wedding Planner à notre annuaire, nous nous assurons qu’il a un profil de qualité, nous regardons tous les commentaires sur les réseaux sociaux, Instagram, Facebook, nous vérifions qu’il a lui-même un bon réseau de prestataires avec qui il entretient de bons rapports. » explique Lucia.

Pour Gaëtane qui a débuté l’année dernière, la clé de la réussite repose principalement sur le fait de proposer un service de qualité en veillant à ne pas voir trop grand dans un premier temps: « Je travaille uniquement sur ma région des Hauts-de-France, j’ai l’impression qu’il me serait plus difficile de faire un travail de qualité si je proposais mes services au niveau national ou à l’international. Je privilégie le local, ce sont aussi des valeurs qui me tiennent à coeur. »

En version locale ou connectée, le métier de Wedding Planner semble avoir de beaux “jours J” devant lui !

Zankyou - Madrid, Espagne

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Photos by @Zankyou- WTTJ - Axelle Ducasse & Thibaut Braghini