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Office & Administrative Manager

Permanent contract
Bordeaux
Salary: Not specified
Starting date: March 31, 2019
No remote work
Experience: > 3 years

Asphalte
Asphalte

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The position

Job description

L’office manager a un rôle crucial puisqu’il il est, avec le CEO, le garant de la bonne culture d’entreprise d’Asphalte. Il permet à chaque employé de se sentir bien et de rester focaliser à 100% sur ses tâches principales, sans trop de soucier de ses conditions de travail ou de l’administratif lié à son job.

2 métiers en 1

Choyer la Team et les locaux d’Asphalte, une personne aux petits soins et avec qui l’équipe est en confiance.

  • Assurer la tenue des locaux et de l’espace de vie (locaux nikels, fruits, des choses à manger dans les placards, fontaine à eau…)
  • Optimiser l’agencement pour le bien-être des collaborateurs
  • S’assurer que l’onboarding de chaque nouvel employé soit optimal (on ne lésine pas sur les croissants le matin et l’apéro le soir), on oublie pas les anniversaires non plus
  • Achat de fournitures (attention ils demandent tout et n’importe quoi mais on accepte… Lorsqu’il y a besoin d’un bureau, faire en sorte qu’un monteur de meubles arrive le même jour que la livraison du bureau)
  • Suivi des livraisons
  • Installation de services (contrat électricité, internet…) et optimisation de vos offres énergie, internet, santé… pour toujours avoir ce qu’il y a de plus performant et de plus intéressant au niveau qualité/prix
  • Organisation d’événements (showroom, crémaillère mais surtout super week-ends pour toute la Team)

S’occuper de l’administratif de l’entreprise

  • Collecte initiale de tous les documents, papiers, dossiers écrits de l’entreprise
  • Tri et classement selon une organisation facile à respecter par la suite
  • Traitement régulier du courrier
  • Conseils d’organisation et suggestions
  • Intermédiaire avec l’expert-comptable (transmission des factures régulièrement)
  • Paiement des factures
  • Relance et recouvrement des impayés
  • Rédaction des contrats d’embauche
  • Gestion et transmission des notes de frais et congés payés
  • Contact avec les OPCA, demande de prise en charge des formations
  • Audit des avantages entreprise : tickets restos, prévoyance, mutuelle, etc.
  • Aide globale au recrutement dans les tâches recurrentes (poster les annonces, faire les premiers tris..)

Plus qu’un Office Manager ou qu’un Gestionnaire administratif, on recherche une personne compétente qui s’occupe également de toutes les choses pour rendre le quotidien de l’équipe fluide et agréable. Le but étant que chaque personne de l’équipe n’ait jamais à se soucier d’autre chose que son travail et se sente bien dans le meilleur cadre possible.

Attention ASPHALTE déménage à Bordeaux !!!!

Les premières grosses missions seraient donc :

  • D’organiser tout le déménagement de la boîte de Paris à Bordeaux
  • De trouver des locaux à Bordeaux, s’occuper de gérer les travaux et à la déco
  • D’aider l’équipe à déménager également et de les aider à trouver un appart à Bordeaux
  • Lister plein de choses à faire à Bordeaux + alentours pour aider tout le monde à bien découvrir leur nouvelle vie

Preferred experience

ETAT D’ESPRIT

Bon, ça, c’est toujours peu à la louche. Mais ça vaut le coup de le préciser. On cherche quelqu’un qui s’entendra bien avec l’équipe, évidemment. Globalement voilà les qualités qu’on aimerait retrouver chez tous les postulant(e)s :

Organisé(e)

Il faut être très organisé(e) pour s’occuper d’une équipe de 15 personnes et d’une entreprise en pleine croissance

Jovial(e)

De bonne humeur, qui booste l’équipe, la personne qu’on est content de voir arriver le matin en fait !

Rigoureux(se)

Rigoureux(se) mais aussi hyper cadré(e) et calé(e) dans l’administratif comme dans l’organisation de son temps de travail.

Autonome

Chez Asphalte personne ne va te prendre par la main pour que tu fasses ton travail ni te dire comment et quand le faire. Il faut être autonome, prendre des initiatives et ne pas hésiter à chercher par soi même quand on ne sait pas quelque chose. C’est aussi pour ça qu’on cherche une personne avec de l’expérience parce qu’on ne peut pas être autonome si on ne connait pas le métier.

Curieux(se) et ouvert(e)

C’est des valeurs indispensables chez nous. Regarder ce qui se passe chez les collègues, comprendre leurs métiers… Mais aussi avoir de l’intérêt pour ce qui se passe dans d’autres secteurs, et avoir envie de tester toute les idées qui passent par la tête. Il faut aussi connaitre pas mal de trucs sur les internets dans l’idéal.

Audacieux(se)

Tenter des trucs, proposer des trucs, lancer des trucs. Pas avoir peur de passer pour un(e) con(ne).

Esprit d’équipe

Ça parait évident, mais on préfère préciser. Asphalte, c’est né de la collaboration entre plusieurs personnes, c’est la bonne entente, l’entraide et la bonne communication qui permet une bonne exécution. Et il faudrait que ça continue comme ça.

Gros bonus si tu fais du surf et que tu peux être au taquet sur les conditions pour qu’on aile tous surfer avant ou après le boulot.


Recruitment process

Étape 1 :

CV + Répondre aux questions juste en dessous. S’il vous plait ne commencez pas par Madame, Monsieur, et n’utilisez pas les mots “Cordialement”,  “Salutations” ou “Distingué” svp. C’est redhibitoire.

Étape 2 :

1 call avec Manon
1 ou 2 RDV avec le Manon et le fondateur
1 ou 2 bières avec toute l’équipe

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