Demand & supply planner: el eslabón indispensable en la cadena de suministro

  • August 2, 2019

Puede que sea la primera vez que oyes hablar de este puesto de trabajo, pero el planificador de oferta y demanda (conocido también por su nombre en inglés – “demand & supply planner”–) es el eje central de las grandes empresas a la hora de realizar estimaciones de ventas para gestionar el inventario. Grégoire Cauet, planificador de oferta y demanda del departamento de “Travel Retail” de L’Oréal en Europa, nos cuenta más detalles sobre esta profesión y los retos que presenta. Asegura que se trata del inicio perfecto de una carrera profesional, ya que, durante los primeros tres o cuatro años, su transversalidad permite conocer otras profesiones y departamentos dentro de la empresa.

¿Cuál es tu formación y cómo te convertiste en planificador de oferta y demanda?

La mayoría de mis compañeros poseen una formación en ingeniería bastante general, con una especialización en cadena de suministro. Para ejercer este puesto, las empresas buscan candidatos con un buen razonamiento científico, adquirido durante los años de formación preuniversitaria. Sin embargo, mi recorrido es distinto. Me gradué en ingeniería química, química industrial, para ser exacto. Después entré en L’Oréal para ocuparme del packaging de los productos, y así fue como llegué a la cadena de suministro, que se encarga del envío de productos o servicios, desde la materia prima hasta llegar al cliente final. L’Oréal es una empresa que permite pasar de un puesto a otro en función de tus intereses y de las oportunidades que salgan a nivel interno. Trabajé junto a personas encargadas de elaborar estimaciones de ventas, en el núcleo de la empresa. Me gustó mucho y hablé mucho con ellos sobre el puesto. Al final acabé solicitando formar parte del equipo.

Las empresas buscan candidatos con un buen razonamiento científico, adquirido durante los años de formación preuniversitaria. Sin embargo, mi recorrido es distinto.

¿Cuáles son las responsabilidades de un planificador de oferta y demanda?

En realidad este puesto conlleva dos responsabilidades:

  • Por un lado, la planificación de demanda, que es la parte del trabajo enfocada a largo plazo, ya que comprende proyectos de más de un mes y medio de duración. El objetivo es aumentar los ingresos mediante la estimación de ventas. Para un producto ya existente, la estimación de ventas potenciales se basa en las ventas precedentes. Si el producto es totalmente nuevo, la estimación se basa en un benchmark de productos similares que hayan lanzado marcas de la competencia. Este benchmark se lleva a cabo en colaboración con el departamento de Marketing, que conoce bien el mercado y las gamas de productos de la competencia.

  • Por otro lado, la planificación de la oferta, que es el trabajo a corto plazo. Consiste en saber gestionar las existencias para evitar un excedente en la central de distribución, de forma que no se acumulen productos obsoletos pero que, al mismo tiempo, los distribuidores no se queden sin existencias. Este equilibrio se llama “nivel de servicio” y consiste en establecer los objetivos anuales. Luego, en base a esos objetivos, se evalúa el rendimiento. La gestión de inventario debe tener en cuenta factores externos, como la posible escasez de un material a nivel mundial, lo cual podría causar un descenso de la producción y, como consecuencia, obligaría a aumentar las existencias de manera anticipada. Del mismo modo, hay métodos para reducir el inventario, ya sea disminuyendo el número de productos en los pedidos o lanzando ofertas promocionales, que siempre deben contar con la aprobación del departamento de Marketing. Yo, por mi parte, trabajo en Travel Retail, y nuestros puntos de venta son mayoritariamente tiendas duty free de los aeropuertos. Es el departamento de Ventas quien negocia con los aeropuertos a la hora de lanzar promociones.

El puesto de planificador de oferta y demanda puede ejercerse tanto en pymes como en grandes empresas. Lo único que cambia, en mi opinión, es la repartición de tareas entre “oferta” y “demanda”. La parte de oferta es mucho más importante en las pymes, puesto que allí el verdadero reto es la gestión del inventario y la garantía del servicio al cliente. En cuanto a la parte de demanda, la empresa debe contar con un historial lo suficientemente extenso como para poder identificar tendencias, es decir, aumento o disminución de los promedios.

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¿Con qué otros departamentos trabajas?

Con quien más colaboramos es con el departamento de Marketing, como ya he mencionado, pero también trabajamos mucho con Finanzas, ya que ellos se encargan de valorizar todas nuestras estimaciones de ventas. Y, por supuesto, con el equipo de Ventas, ya que actúa como enlace directo con los clientes (las tiendas duty free, por ejemplo) y negocia temas como las comunicaciones o el emplazamiento en tienda.

También nos reunimos una vez al mes con el director general de la marca con el fin de presentarle nuestras estimaciones, análisis y estrategias. Este profesional da el visto bueno y esto le permite tener una visión general de la salud del negocio.

¿Qué es lo que más te motiva de este puesto?

Llevo dos años en el puesto y ya he tenido que gestionar dos catálogos de marcas diferentes. Empecé con productos de cosmética y ahora trabajo con productos “de gran consumo”, como decimos aquí. El hecho de cambiar de catálogo de productos le aporta mucha diversidad a mi trabajo, pues las cantidades que se venden no son las mismas. En este momento, las cantidades con las que trabajo son mucho mayores, por lo que es más fácil hacer estimaciones de ventas. Es lo que se conoce como la “teoría de los grandes números”.

Por último, me gusta el universo de Travel Retail porque multiplica tus contactos a nivel internacional y te permite hablar varios idiomas.

El hecho de cambiar de catálogo de productos le aporta mucha diversidad a mi trabajo, pues las cantidades que se venden no son las mismas.

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¿Cuáles son las dificultades a las que te enfrentas en tu día a día?

En primer lugar, el ritmo de trabajo es muy intenso. Esto no me molesta en absoluto, pero creo que la larga jornada laboral puede ser un inconveniente para algunas personas. Nosotros intervenimos más bien al final de la cadena de suministro, por lo que estamos estrechamente conectados con el cliente (a diferencia del equipo de Ventas, que se sitúa al principio de la cadena, y el equipo de Marketing, que se sitúa en el medio). Nosotros somos el último eslabón antes del punto de venta, lo cual conlleva una responsabilidad muy importante (existencias, disponibilidad de productos, lanzamiento de productos…).

Otra dificultad es la interacción con otros puestos. A veces no empleamos el mismo lenguaje ni tenemos las mismas prioridades. Por lo que a nosotros respecta, la mayor prioridad es conservar un nivel de existencias adecuado; para el equipo de Marketing, la prioridad puede ser el lanzamiento de un producto, por ejemplo. Es por eso que necesitamos los argumentos y las herramientas de comunicación correctos para hacernos oír, y en ocasiones debemos saber hallar un término medio.

Nosotros somos el último eslabón antes del punto de venta, lo cual supone una responsabilidad muy importante.

¿Qué herramientas debes dominar?

Utilizamos fórmulas matemáticas y Excel a diario. También estamos equipados con el paquete de software global SAP, que nos permite disponer de una visión general del inventario y apoyar a la contabilidad (facturación y pedidos). Por último, para llevar a cabo las estimaciones de ventas utilizamos FuturMaster, una herramienta que coge el historial de ventas y lo convierte en una curva matemática.

Por suerte, aprendemos a utilizar estas herramientas sobre el terreno y mediante formación interna. Ninguna escuela ofrece este tipo de formación, al menos que yo sepa.

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¿Qué títulos se necesitan?

Diría que lo esencial es poseer buenas habilidades sociales. El puesto de planificador de oferta y demanda implica una gestión transversal a diario, dado que cada miembro del equipo de un proyecto tiene su valor añadido y aporta sus propios conocimientos. Es necesario evitar a cualquier precio las tensiones y dar prioridad a las relaciones, ya que se trata de un entorno a menudo estresante.
Después está la cuestión del rigor. Tenemos que ser muy meticulosos, ya que nuestras acciones tienen un gran impacto sobre el negocio. Nos vemos obligados a trabajar todo el día con números y, si no estamos atentos, las consecuencias podrían ser terribles.

Por último, creo que debemos ser inquisitivos. La observación es una parte integral del trabajo y te ayuda a comprender el contexto global, económico y social, para así poder tomar decisiones informadas. Yo personalmente escucho mucho la radio y leo el Courrier International porque me encanta la geopolítica. Posteriormente compartimos la información recopilada a nivel interno a través de Teams, una herramienta de intercambio de información que nos permite a todos estar informados por igual y actuar con rapidez.

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¿Cómo crees que evolucionará este puesto en el futuro?

  • Un mayor tratamiento de las estadísticas
    El objetivo es poder llevar a cabo estimaciones centralizadas, es decir, contar con una entidad central que realice estimaciones de ventas a nivel internacional y después las divida entre las distintas filiales. Centralizar todos estos datos a nivel global nos permitirá ser mucho más precisos y será más eficaz que disponer de datos por país que nunca concuerden.

  • Un mayor análisis comercial
    El concepto de demand sensing empieza a ganar popularidad. Este método, aún en fase de proyecto, combina estimaciones de ventas y machine learning. La idea es recopilar la máxima cantidad de datos posible para saber quién compra qué en tiempo real. A continuación será necesario procesar estos datos y reaccionar lo antes posible para adaptar los niveles de inventario en consecuencia, realizando estimaciones al alza o a la baja en tiempo real.

Aun así, el aspecto humano no debe dejarse de lado. Las herramientas informáticas son de gran ayuda pero, ante una situación inesperada, los equipos deben poder intervenir, ajustar los parámetros y aumentar o disminuir las estimaciones de ventas.

¿Cuál sería tu consejo para triunfar en esta profesión?

Asegúrate de que conoces bien los productos que vendes, ya que esto influye considerablemente en la estimación de ventas. La comunicación con el equipo de Marketing es valiosísima en este sentido, pues son ellos quienes nos explican todo lo relacionado con los productos y el contexto que rodea su lanzamiento.

Traducido por Rocío Pérez

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Audrey

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