Cómo organizarse en el trabajo para que te vayas tranquilo de vacaciones

  • May 30, 2019

La desconexión, las palmeras, la tumbona… Llevas meses soñando con ello pero, antes de saborear la libertad, te queda tanta tela por cortar que tienes la sensación de que nunca puedes desconectar de tus responsabilidades. Y aun cuando lo consigues, te arriesgas a pasar más tiempo recuperando fuerzas que disfrutando de verdad… ¿Estás a punto de cancelar tu vuelo a Bangkok, Santorini o Niza? ¿Ves cada vez más lejos la posibilidad de unos días de relax en Barcelona o Santander? ¡Claro que no! No te preocupes, solo tienes que seguir estas reglas de oro y podrás irte de vacaciones con toda tranquilidad (¡y con tiempo de sobra!).

1. Relájate

Inspira por la nariz en cuatro tiempos y expira por la boca en ocho. Ahora otra vez. A la hora de preparar tus vacaciones, empieza por liberarte del estrés inútil que te empuja a correr en todas direcciones y a hacer 15 cosas al mismo tiempo, ya que si no acabarás haciéndote un lío y te complicarás la vida sin motivo. Tranquilízate, prepárate un café y sigue leyendo.

2. Haz una lista de tareas

Hay quien recurre a los post-it o al bloc de notas de toda la vida, lo cual está genial, siempre y cuando te acuerdes de repasar tus listas más tarde. Otros prefieren tirar de aplicaciones como Todoist, Toodledo, Trello o Bubblz, que ofrecen la ventaja de poder compartir tus listas con los compañeros de trabajo. Sea cual sea tu estilo, apuesta por las listas de tareas, ya que permiten registrar todo el trabajo que te queda por hacer y despejar tu mente, además de ayudarte a ganar tiempo para no quedarte atrás en el trabajo.

Mejor aún, organiza tus tareas en función de su importancia y su prioridad antes de marcharte y evalúa cuánto tiempo necesitarás para llevar a cabo cada proyecto:

  • Al principio de la lista, pon las tareas más urgentes y las que más tiempo te llevará completar.
  • Después le toca el turno a aquellas que debas dejar terminadas obligatoriamente antes de irte, pero a las que ya estás acostumbrado, y que por tanto te llevarán menos tiempo.
  • Por último, las actividades poco urgentes que puedas dejar incluso para la vuelta si (realmente) no consigues sacar tiempo, aunque obviamente lo ideal sería completarlas antes de marcharte.

Intenta dejar el máximo de trabajo hecho antes de irte, pero sé sincero contigo mismo y no sobrecargues tu lista de tareas con cosas que sabes que no serás capaz de terminar.

3. Haz un calendario de las vacaciones

“Yo me voy a mediados de julio, Marina a finales de agosto, Jaime… no lo sabe”.

Compartir con el equipo un planning detallado de las vacaciones de cada uno permite que todo el mundo esté informado y evita que te llamen ochenta veces al móvil durante tus vacaciones para saber dónde estás. Tampoco olvides precisar tu disponibilidad durante las vacaciones: de esta forma quedará claro si se te puede llamar en caso de urgencia, si hay ciertas horas en las que es más fácil contactar contigo, o si durante quince días tus compañeros deben simplemente olvidarse de que existes.

4. Reúnete con tu equipo y delega

Una semana antes de marcharte, cuando ya tengas claro el progreso de tus proyectos, propón una reunión de equipo. Explícales a tus compañeros en qué punto te encuentras con cada proyecto, qué asuntos corren el riesgo de aparecer durante tu ausencia y cómo responder a ellos. Asegúrate de que saben a qué atenerse cuando no estés allí y comprueba después que se sienten capaces de tomar el relevo en determinados proyectos. Una vez hayas repartido las tareas durante la reunión, crea un documento recapitulativo y compártelo con el equipo. Este documento debe incluir para cada proyecto:

  • el nombre de la persona que te reemplaza
  • el plazo de entrega del proyecto
  • el contacto del posible cliente o proveedor implicado
  • un resumen de las tareas por hacer

No te olvides de enviar un correo electrónico a tus contactos habituales a fin de presentarles a la persona que ocupará tu lugar como contacto durante las vacaciones.

Y acuérdate también de pedirle a la persona que te reemplace que prepare un informe sobre el trabajo realizado en tu ausencia y sobre lo que queda por hacer a tu vuelta.

5. Haz limpieza

No hay nada como una buena limpieza para tenerlo todo en orden, tanto antes como después de las vacaciones. Esto te permitirá tener las cosas claras y estar al tanto de lo que tienes que terminar antes de marcharte y a tu vuelta agradecerás retomar el trabajo en un espacio ordenado.

Empieza por deshacerte de los papeles inútiles: post-it con garabatos, notas ilegibles, antiguos cuadernos, el menú del japonés de la esquina… Después, ordena los cajones y clasifica las carpetas, los documentos importantes tirados por ahí, las tarjetas de visita… Y no te olvides de vaciar también el ordenador: limpia el escritorio, organiza las carpetas, etc. Por último, guarda en un lugar seguro y accesible las carpetas importantes que quieras tener a mano a tu vuelta.

6. Avisa a tus contactos

Antes de marcharte, no olvides avisar a tus contactos y posponer las posibles reuniones. En una tranquila mañana de vacaciones en un lugar sin señal ni conexión wifi (evidentemente), no hay nada peor que llevarte un susto de muerte al darte cuenta de repente de que se te olvidó aplazar una reunión con un cliente im-por-tan-tí-si-mo. Acuérdate también de redactar un correo electrónico automático sencillo y directo como respuesta a tus contactos durante tu ausencia. Revísalo posteriormente (no quedarás nada bien si tiene faltas de ortografía) y evita bromas y emoticonos.

7. Desconecta durante las vacaciones

Has llegado a ese punto en el que has completado los proyectos más importantes, tus compañeros de confianza han tomado el relevo de tus proyectos en curso y tus contactos y clientes están al corriente de tus días de vacaciones. Listo, ya puedes salir tranquilo por la puerta de la oficina y olvidarte del trabajo durante las vacaciones. Y es que, efectivamente, desconectar es fundamental en todos los sentidos del término. Para ello, despeja la mente de cualquier pensamiento relacionado con el trabajo, deja el portátil en casa y el móvil en el hotel. Aprovecha las vacaciones para hacer ejercicio, leer, comer sano y reír mucho. Resumiendo, céntrate en ti, en tu bienestar y en tu familia, ya que es la mejor manera de cargar las pilas antes de volver al trabajo.

8. Organiza la vuelta al trabajo

Para evitar el caos y el estrés de la vuelta, si es necesario, haz una planificación anticipada de las tareas que deberás abordar primero tras las vacaciones. Del mismo modo, actualiza tu calendario en lo que respecta a los eventos y los plazos de entrega que deberás tener en cuenta a tu vuelta. Planifica una reunión con el equipo al día siguiente de tu regreso (ya que el primer día necesitarás tomártelo con calma) para ponerte al día del trabajo en curso y de lo que está por venir.

Después, a fin de evitar la depresión posvacacional, posplaya y posmojito con amigos, prepara el terreno: deja unas golosinas o unos bombones en un cajón, planifica una comida con un compañero simpático o envíate flores la misma mañana de tu regreso (¡no hay nada malo en auto-regalarse flores!). Es decir, hazte la vida fácil.

Ahora ya sabes lo que tienes que hacer para irte de vacaciones sin estrés. Y es que con un poco de organización, nada es imposible. Ya solo te queda hacer la maleta, subir alguna foto a Instagram y mandar una postal a la oficina: dar envidia a los compañeros siempre es motivo de satisfacción. ¡Buen viaje!

Traducido por Rocío Pérez

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Marie Raymond

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