Chats internes : quels sont les effets sur notre productivité ?

  • March 30, 2018

Slack, Stride, Teams, Hangouts Chat… des noms qui vous sont sans doute familiers et des outils que vous utilisez peut-être déjà. En rompant avec les classiques échanges de mails, ils permettent à des équipes ou des entreprises entières de discuter en live, se partager des documents facilement et fluidifier les différents process de travail.

Pierre-Marie Mogenet, expert en solutions collaboratives chez Lecko nous explique : « À l’heure où la tendance des outils collaboratifs est à la productivité des équipes, les ChatOps - ou chats internes - ont su tirer leur épingle du jeu. La révolution menée par Slack est devenue un nouveau standard du marché, une nouvelle approche de collaboration centrée sur la conversation. Ceci a même conduit les acteurs les plus historiques comme Microsoft et Google plus récemment à se doter de leur propre ChatOp. »

Mais quels sont réellement les effets sur votre productivité ?

Les ChatOps : travailler mieux et plus vite…

Pour une organisation “thématique” de l’information

Les ChatOps comme Slack permettent de créer des “salons” de discussion autour d’un sujet précis. Ainsi, une équipe en charge du développement d’un nouveau produit pourra très facilement créer différents canaux pour échanger des informations et des documents sur le développement commercial, la logistique, le packaging, l’événement de lancement, etc. Il est ainsi simple et intuitif de savoir où déposer et où trouver les éléments qu’on recherche. Un gain de temps considérable au vu de la masse de données qui circule aujourd’hui dans les entreprises et dans nos boîtes e-mail.

Pour centraliser les flux d’information

Des applications comme Slack ont l’avantage de connecter, dans un même endroit, tout un ensemble d’applications tierces. Dans un flux de discussion, il est possible de réaliser des sondages, insérer une fenêtre avec un extrait de code, relier un flux Twitter, des tâches Trello, synchroniser des agendas, etc. Slack propose ainsi des centaines de liens avec des applications existantes, difficile de ne pas trouver son bonheur. Les ChatOps deviennent des interfaces globales dont il est difficile de se passer.

Pour améliorer les liens entre les personnes

D’après le dernier référentiel Lecko, ces outils « facilitent la création et l’organisation de groupes de confiance et permettent ainsi d’améliorer les liens qui unissent les équipes. » La façon de communiquer moins formelle qu’à travers les e-mails et l’organisation autour de centres d’intérêt communs permet de casser les silos de l’organisation dite “traditionnelle”.

Pour disposer d’un historique et ne jamais rien oublier

Vous rentrez de vacances après trois semaines de congé ? Vous venez juste de rejoindre un projet ? En ayant accès à l’historique des conversations de chaque chaîne de discussion, il est facile de remonter le fil d’un projet et rattraper votre retard en un clin d’œil.

Pour avoir accès aux infos partout et tout le temps

La grande majorité des ChatOps disponibles sur le marché disposent d’une application mobile. Des systèmes de notification élaborés vous permettent d’être informé quand vous le souhaitez, sur les sujets qui vous intéressent. Les applications sont pensées pour la mobilité et il est aussi intuitif de poster un message ou un document depuis un smartphone que depuis un ordinateur.

… Mais attention aux dérives

Un frein à la concentration

En rendant l’information accessible partout et en temps réel, il est parfois difficile de rester concentré sur une tâche précise. Ces applications peuvent rapidement inonder smartphones et ordinateurs d’alertes et de notifications en tout genre. Aux utilisateurs d’être vigilants et s’aménager des temps de déconnexion pour rester concentré.

La multiplication des informations… pas toujours utiles

Les ChatOps sont souvent très intuitifs et permettent de partager de l’information si facilement que les utilisateurs se posent moins la question de leur intérêt. Il existe une tendance à “sur-informer”, autre risque qui peut conduire à disperser l’attention.

Difficile de déconnecter

Il est 22H00, votre smartphone clignote pour vous informer d’une notification. C’est sans doute Stéphane qui vous demande l’adresse du bar dans lequel vous rejoindre… raté ! C’est l’un de vos collègues qui fait une nocturne et vient de mettre à jour un document. Difficile de résister à la tentation de lire quand vos notifications “professionnelles” se mélangent à vos notifications perso.

Des outils qui nourrissent la fracture générationnelle ?

Slack est un terrain conquis par les jeunes professionnels qui l’utilisent de façon très intuitive. Un naturel que ne partage pas toujours les générations plus anciennes. Quand celles-ci tiennent à rester sur des canaux plus traditionnels (échanges par mail, partage de fichiers par serveurs), cela oblige à multiplier les canaux de travail et perdre en efficacité.

Le mot “productivité” est sur toutes les bouches. Les nouveaux environnements de travail collaboratifs donnent accès à des outils formidables pour travailler mieux et plus vite… Quand ils sont bien utilisés et qu’ils s’accompagnent d’un certain recul de la part des utilisateurs. Pierre-Marie ajoute que « pour l’instant, il n’existe pas de recette secrète s’adressant à “toute l’entreprise”. Les Chats restent des outils à destination des équipes de taille réduite. Pour les déployer auprès de grandes entreprises c’est un autre sujet : il faut faire attention à la gouvernance, l’architecture du SI, etc. »

Les ChatOps ont su relever un défi majeur pour de nombreuses entreprises : connecter les personnes, les outils et les fichiers dans un seul et même flux. Bien utilisés, ils permettent une collaboration continue sans commune mesure avec les outils traditionnels. Car comme l’annonce le leader du secteur : « Slack is where work flows ».

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Photo by WTTJ @ Lecko

Marlène

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