6 conseils pour réussir une réunion à distance

  • May 14, 2019

La réunion à distance fait partie des nombreuses libertés offertes par le développement de la technologie. Aujourd’hui, nul besoin de se trouver dans le même bâtiment, la même ville ou le même pays pour échanger autour d’un projet avec ses collaborateurs !
Cependant, pour qu’une réunion à distance soit efficace, il existe quelques petites astuces à connaître… Découvrez-les dans cet article.

La réunion à distance : pour qui, pourquoi ?

Ces dernières années, la réunion à distance se démocratise. En cause, la mobilité grandissante des collaborateurs d’une entreprise. En effet, vous êtes de plus en plus nombreux à travailler à distance, que ce soit en home office, en télétravail temporaire ou permanent, ou encore en missions freelances. Si les frontières s’effacent, le besoin de contact avec les autres membres d’une équipe, lui, est toujours présent. Pour pallier cet éloignement géographique, les réunions à distance s’imposent donc.

Bien organisée, une réunion à distance est un excellent outil de travail. Elle permet de réunir virtuellement des participants qui peuvent être dispersés au 4 coins du monde. Elle a également l’avantage de faire économiser du temps, que ce soit sur les déplacements ou lors de la réunion en elle-même, et de l’argent (pas de frais de location de salle, de repas, etc.). Bien maîtrisée, la réunion à distance peut même permettre d’améliorer la productivité du rassemblement par rapport à une réunion classique… En effet, comme nous le verrons dans les points suivants, ce type d’organisation ne laisse pas de place au "blabla" et au hors-sujet !

Comment réussir une réunion à distance ?

La réunion à distance est souvent un exercice incontournable pour tous ceux qui travaillent en-dehors du bureau. Si elle peut être quelque peu stressante pour un novice, elle s’avère d’une grande utilité pour l’avancement des missions confiées. Alors pour vous aider à réussir vos réunions virtuelles, voici quelques conseils indispensables…

1. Choisir les bons outils

Une réunion à distance réussie commence toujours par un choix d’outils pertinents et adaptés.
Ce choix dépend de 3 critères principaux : le nombre de participants, l’objectif de la réunion et… la qualité de votre connexion internet (ou de votre réseau téléphonique) !

En général, vous aurez le choix entre 3 formules :

  • La visioconférence : ici, les participants voient l’animateur de la réunion ainsi que la pièce qui l’entoure. C’est idéal pour présenter un projet à un grand nombre de personnes simultanément, en s’appuyant sur un support grand format (écran, paperboard…). Cette formule demande un matériel adapté (caméra, micro, projecteur…) et un réseau internet d’excellente qualité. Les interactions sont relativement limitées, l’attention étant principalement portée sur l’animateur.

  • La webconférence : pour une webconférence, un lien web est transmis aux participants en amont. À l’heure prévue de la réunion, ils n’ont qu’à suivre ce lien pour pouvoir se connecter à une plateforme en ligne et rejoindre la réunion. Généralement, ce type de réunion est utilisé lorsqu’il est nécessaire d’avoir un partage d’écran. Tous les participants voient la même chose sur leur ordinateur et peuvent suivre la présentation, mais, comme pour la visioconférence, les interactions sont relativement limitées. L’objectif est plus de montrer que d’échanger.

  • L’appel de groupe : cette forme de réunion à distance est plébiscitée par de nombreuses équipes. En effet, elle est simple à organiser, ne demande pas de matériel particulier ni de serveur externe. L’appel de groupe peut être un appel vidéo, chaque participant voit les autres, ou seulement audio, dans ce cas on ne voit pas les autres mais on entend leurs voix. De nombreuses plateformes gratuites proposant cette fonctionnalité existent, la plus connue étant Skype. Ce type de réunion est idéal pour échanger autour d’un projet. Cependant, pour une efficacité optimale, le nombre de participants doit rester assez faible (maximum 10, dans l’idéal)… Sinon, gare à la cacophonie ! Selon les besoins et la qualité de la connexion, on peut choisir ou non l’option vidéo.

2. Bien préparer la réunion en amont

Une fois le format optimal défini, la préparation de la réunion à distance n’est pas terminée ! Une des clés de la réussite de ce genre de réunion, c’est l’organisation. Bien-sûr, il faut commencer par définir une date et une heure adaptée à chaque participant (ce qui peut s’avérer plus difficile qu’il n’y paraît lorsque les dits participants sont éparpillés sur plusieurs fuseaux horaires).

Une fois cette date fixée, pensez au lieu dans lequel vous allez vous rendre pour cette réunion. L’idéal ? Un lieu calme, sans passage, sans bruit, avec une bonne connexion internet et une lumière agréable, bien utile si vous optez pour l’option vidéo. N’oubliez pas de vérifier l’arrière-plan, pas sûr que vous ayez envie que les autres participants voient la montagne de vaisselle dans votre évier…

Quelques jours avant la réunion, pensez à vérifier le bon fonctionnement de votre matériel (webcam, micro…). Cela vous épargnera une dose de stress le jour J !

Au-delà de ces considérations très terre-à-terre, une réunion à distance se prépare également par la création d’une liste de sujets à aborder. Cette trame permet de rester concentré sur son sujet et de n’oublier aucun point.

Si besoin, vous pouvez également préparer des outils à partager avec les participants sur un serveur cloud. Par exemple, des images dont vous allez parler, des tableaux de données, ou toutes autres informations qui ont besoin d’un support visuel pour être comprises.

3. Penser aux plans B

Pour une réunion à distance, il faut toujours prévoir un plan B ! La réussite de ce type de réunion dépend en partie de facteurs externes (connexion internet, fonctionnement de la webcam, du micro…) et un souci technique n’est pas impossible. Dans l’idéal, partagez une solution de secours avec les autres participants : un appel téléphonique au lieu d’une réunion en visio, un brief par écrit au lieu d’une présentation orale, une date de report… En ayant un plan B, vous éviterez probablement un grand moment de panique, comme celui vécu par Laura, graphiste freelance et habituée des réunions à distance : « Ce jour-là, je devais présenter à toute une équipe marketing un énorme projet sur lequel je bossais depuis des semaines via une webconférence… À l’heure dite, je me connecte : plus rien ne fonctionnait. Micro, partage d’écran… Impossible de lancer la conférence tant attendue par mon client. Heureusement, ils ont été compréhensifs et la réunion a été reportée, mais ce bug technique aurait bien pu me faire perdre un gros contrat ! ».

4. Être organisé pendant la réunion

Passons à la réunion en elle-même maintenant… Pour garantir l’efficacité d’une réunion à distance, il faut absolument être organisé. Cela passe par une trame clairement établie, mais également par un temps de parole donné à chaque participant ou encore par la nomination d’une personne en charge du compte-rendu.

Pour fluidifier la réunion, il peut également être utile de partager en temps voulu des documents préalablement préparés sur un serveur cloud ou de proposer un partage d’écran.

Sujets clairement définis, temps de parole équitables et bonne utilisation des technologies sont les piliers d’une réunion à distance efficace !

5. Adopter un comportement approprié

Lors d’une réunion à distance, il est nécessaire d’adopter un comportement approprié, c’est-à-dire un comportement qui favorise des échanges efficaces et agréables. Parmi les « bons réflexes », on peut notamment citer :

  • Se présenter en début de réunion si nécessaire
  • Respecter le temps de parole des autres participants tout en sachant intervenir à bon escient
  • Éviter de faire autre chose en parallèle (lire ses mails, regarder son téléphone, surfer sur internet…)
  • Ne pas monopoliser la parole…
  • … mais ne pas se laisser oublier : vous êtes là pour une bonne raison, n’hésitez pas à prendre la parole pour rebondir ou commenter.

6. Ne pas négliger « l’après réunion à distance »

Enfin, notre dernier conseil pour une réunion à distance réussie est de ne pas sous-estimer « l’après réunion ». Au contraire d’une réunion classique, il n’est pas possible de débriefer de vive voix à la fin. Cependant, vous pouvez tout à fait récapituler les points principaux dans un email ou dans un document partagé avec les autres participants. Ainsi, vous vous assurez que tout le monde a bien compris et retenu les grandes lignes de la réunion.

C’est également le bon moment pour faire un point sur les outils que vous utilisez et l’organisation des réunions. Si un outil ne vous semble pas adapté d’un point de vue logistique (bugs, discussions laborieuses…) ou si l’organisation n’est pas idéale (trop de hors-sujet, points oubliés…), n’hésitez pas à proposer d’autres méthodes pour votre prochaine réunion à distance !

Comme nous venons de le voir, une réunion à distance demande une bonne organisation en amont, un investissement des participants et un reporting adapté. Cependant, si vous gardez ces 6 conseils en tête, votre réunion virtuelle a toutes les chances d’être aussi, voire plus, efficace qu’une réunion classique !

Suivez Welcome to the Jungle sur Facebook pour recevoir chaque jour nos meilleurs articles dans votre timeline !

Photos by WTTJ

Anne-Lise

  • Partager sur Facebook
  • Partager sur Twitter
  • Partager sur Linkedin

Pour aller plus loin

Les derniers articles

Suivez-nous!

Chaque semaine dans votre boite mail, un condensé de conseils et de nouvelles entreprises qui recrutent.

Et sur nos réseaux sociaux :