Méthode OKR : comment motiver ses équipes autour d’un objectif commun ?

  • October 2, 2018

Née dans les années 50 aux Etats-Unis, la méthode OKR a depuis longtemps fait ses preuves dans de nombreuses entreprises de la Silicon Valley. Mais en quoi consiste-t-elle ? Comment l’utiliser et pourquoi ?

Pour en savoir plus sur cette méthode de management qui fait la part belle à la mesure et à la poursuite d’objectifs ambitieux, nous avons rencontré Florie Garnier, DRH, et Christopher Parola, Lead Product Manager chez MeilleursAgents. L’entreprise a adopté cette méthode de management il y a un an, avec un succès qui les a eux-mêmes agréablement surpris !

Qu’est-ce que la méthode OKR ?

O = Objectives / Objectifs

KR = Key Results / Résultats-clés

La méthode OKR est une méthode de management des entreprises reposant sur la définition d’objectifs associés à la mesure de résultats-clés. Les objectifs indiquent où l’entreprise souhaite aller. Les résultats clés indiquent si elle y est parvenue et, le cas échéant, cela permet de comprendre pourquoi et d’y remédier.

En somme, il s’agit de définir un objectif majeur, poursuivi par l’ensemble de la société, puis d’élaborer une stratégie permettant de l’atteindre. Cette stratégie sera ensuite décomposée en plusieurs petites tâches, chacune associées à des objectifs dont les résultats devront être mesurables. Chaque petite tâche effectuée est une étape-clé qui, articulée à toutes les autres, permet d’atteindre l’objectif final et ainsi de remplir la mission de l’entreprise.

Histoire de la méthode OKR

« La méthode OKR a été inventée dans les années 50 par Peter Drucker, le père du management 3.0. Il a d’abord appelé ça le Management par Objectifs avant de basculer dans la méthode OKR », explique Christopher Parola.

La méthode a ensuite été reprise chez Intel dans les années 70 par Andy Grove, co-fondateur et CEO de l’entreprise. Il l’avait adopté pour accompagner un changement stratégique de l’entreprise qu’il fallait opérer en conservant l’adhésion des équipes.

En 1975, John Doerr, l’un des premiers investisseurs de Google, assiste à une conférence dispensée par Andy Grove au sein d'Intel, au cours de laquelle il présente la théorie des OKR.

Séduit par son exposé, John Doerr introduira à son tour cette méthode auprès de Larry Page et Sergey Brin qui décident de l’utiliser chez Google à la fin des années 90. Les OKRs sont, encore aujourd’hui, au coeur du fonctionnement de Google.

Depuis, bien d’autres entreprises l’ont adoptée : Twitter, Linkedin, Zynga, Netflix, Oracle, etc. Toujours avec succès.

Comment ça marche ?

Pour mettre en place la méthodologie OKR dans une entreprise, il faut d’abord définir la mission essentielle de l’entreprise. Quel est son objectif, son rôle à jouer, que veut-elle apporter à la société ?

« Chez Meilleurs Agents, on appelle ça notre "North Star" l’étoile du nord », confie Christopher. Et de fait, l’étoile du nord, c’est aussi l’étoile du berger, celle qu’on ne perd jamais de vue et qui nous guide en s’assurant qu’on ne dévie pas de notre point de mire. Pour Google, par exemple, selon Larry Page, cette mission consiste à rendre l’information universellement accessible. À chaque entreprise de définir la sienne !

On définit ensuite une stratégie qui va permettre d’accomplir cette mission avec des objectifs intermédiaires attribués à chaque collaborateur, des étapes-clés à valider en cours de route pour s’assurer qu’on reste toujours sur la bonne voie. Il est essentiel que ces objectifs soient assortis de résultats mesurables et chiffrables pour qu’on sache immédiatement et sans doute possible s’ils ont ou non été atteints.

De nouveaux objectifs sont régulièrement redéfinis en fonction des avancées déjà réalisées, des changements à opérer ou des évolutions du marché. À chaque fois, les nouveaux objectifs fixés doivent servir la mission générale de l’entreprise.

Les bonnes raisons d’utiliser la méthode OKR

La question du sens

Les salariés d’aujourd’hui ont besoin de sens dans leur travail, ils veulent avoir la sensation d’être impliqués dans les décisions prises par leur entreprise, d’être associés à la réalisation de grandes missions. La méthode OKR permet justement d’associer tous les salariés de l’entreprise, de les rassembler autour d’un même objectif clairement défini et qui a du sens. « Être impliqué dans la recherche de solutions, c’est beaucoup plus motivant que d’appliquer des ordres qu’on ne comprend pas ou auxquels on n’adhère pas. », témoigne Christopher.

Le gain de productivité

En permettant à chaque employé de se consacrer à la réalisation d’objectifs précis, servant une stratégie globale, on fait en sorte que chacun soit le plus efficace possible. Tout le monde va dans la même direction en se partageant intelligemment le travail et en s’entraidant. Il n’y a pas d’énergie dépensée sur des tâches inutiles ou contre-productives.

Un cap à suivre

Cette méthode permet de fournir un cap, une direction vers laquelle tendre en toutes circonstances. Dans la préface du livre de John Doerr, Measure What Matters : How Google, Bono and the Gates foundation rock the world with OKRs, Larry Page explique que cette méthode a permis à Google de multiplier sa croissance par 10 en les gardant, lui et toute son entreprise, sur la bonne voie au moment où cela comptait le plus.

La force du collectif

Chaque mission qu’on vous confie prend soudain tout son sens car elle s’insère dans une mission de plus grande envergure, une mission collective. Un objectif atteint va s’ajouter à ceux des collaborateurs et c’est la somme de tous ces résultats individuels qui va permettre d’accomplir une mission commune. De plus, pour atteindre un objectif, il est souvent indispensable de collaborer avec d’autres services de l’entreprise. « On offre aux gens les conditions possibles pour collaborer, créer des synergies, mettre en commun leur savoir-faire et ainsi créer une intelligence collective propre à notre entreprise », explique Christopher.

Dans quelle entreprise peut-on mettre en place la méthode OKR ?

La méthode OKR peut s’appliquer partout, grands groupes ou start-up. La preuve, elle a été mise en place initialement chez Intel et fait encore ses preuves chez Google, elle est aussi appliquée dans de nombreuses start-up, même en early stage. Mais pour être mise en place de manière efficace, elle nécessite de la confiance, de la liberté et un goût pour l’innovation.

Selon Christopher, « La méthode OKR, c’est plus une question de philosophie qu’une question de taille d’entreprise ou de secteurs d’activité car cette méthode suppose de laisser de l’autonomie aux équipes, de leur faire confiance, de les laisser trouver leurs solutions, sachant que ces solutions ne seront peut-être pas les mêmes que celle que leur manager aurait trouvé ou mis en place lui-même. S’il n’y a pas un terreau de confiance, d’autonomie et d’innovation, c’est compliqué de mettre des OKR en place. »

Sans confiance, la méthode OKR peut même se révéler contre-productive car les objectifs fixés se transformeraient en ordres donnés, ils ne seraient plus des outils permettant de fixer des priorités mais des moyens de sanctionner les équipes. Cela perdrait donc tout son sens et son efficacité.

« La méthode OKR, c’est plus une question de philosophie qu’une question de taille d’entreprise ou de secteurs d’activité car cette méthode suppose de laisser de l’autonomie aux équipes. » - Christopher Parola.

Les points essentiels pour mettre en place la méthode OKR

Favoriser l’autonomie

Un objectif fixé n’est pas un ordre donné. Les équipes doivent chercher elles-mêmes la solution permettant d’atteindre l’objectif fixé, quitte à aller demander de l’aide à d’autres collaborateurs.

« Par exemple, on a fixé comme objectif à une équipe d’augmenter le nombre de vendeurs qui contactent un agent immobilier. On lui a donné cet objectif à réaliser en 3 mois, avec un chiffre précis à atteindre. On les a laissés réfléchir à la façon d’y parvenir en toute autonomie, s’approprier l’objectif et analyser toutes les manières de l’atteindre. Ils sont allés chercher les autres équipes autour d’eux pour trouver des idées supplémentaires permettant d’atteindre leur but. »

Fixer des objectifs ambitieux

Le but de cette méthode est d’amener chaque membre de l’équipe à se dépasser. Pour cela, les objectifs fixés doivent être suffisamment ambitieux pour représenter un challenge, sans pour autant être décourageants. Pour Christopher, « la quête d’excellence est toujours au centre de notre stratégie d’entreprise. Le fait de définir des objectifs quasi inatteignables, ça incite les gens à se donner à 100% et à sortir de leur zone de confort. »

Communiquer en permanence

Il est essentiel de communiquer de façon récurrente sur la mission de l’entreprise et sur les objectifs fixés pour l’accomplir. C’est ce qui va permettre aux salariés de ne jamais oublier la raison pour laquelle ils effectuent leurs différentes tâches et de ne pas s’égarer en se concentrant sur des objectifs inutiles. C’est également ce qui va permettre au top management de suivre ce qui se passe dans l’entreprise tout en laissant beaucoup d’autonomie à ses équipes. Ainsi, la confiance reste intacte.

Les écueils à éviter quand on met en place la méthode OKR

Se fixer trop d’objectifs

En définissant trop d’objectifs, on prend le risque de noyer les équipes sous trop d’information et de les décourager en leur mettant trop de pression. Il faut avoir un champ d’action suffisamment large sans s’éparpiller. Selon Christopher, « les premiers OKR ne doivent pas être trop nombreux car ce sont des outils de décision qui permettent de définir des priorités. S’il y en a trop, on ne sait plus ce qui est prioritaire, on risque de partir dans tous les sens. »

Se fixer des objectifs à trop long terme

Le risque, c’est de s’enliser dans des projets qui ne fonctionnent pas. Pour Christopher, « c’est un peu le drame des projets qui durent 6 mois ou 1 an. On a tellement investi de temps et d’argent qu’on ne veut plus faire machine arrière, même quand ça ne marche pas. Au début, on se basait sur des périodes de 3 mois, on s’est rendu compte que c’était déjà trop long. Maintenant on se fixe des objectifs toutes les 6 semaines. Ça permet d’être beaucoup plus agile et efficace. »

Dévoyer la fonction première des OKR en en faisant des outils de sanction

Un objectif non atteint est un indicateur. Ce n’est pas un échec mais une occasion d’apprendre. Si les objectifs se transforment en menaces, il n’y a plus de sens, plus de confiance, mais au contraire de la réticence à relever des défis ambitieux par peur de la sanction. « On valorise l’apprentissage lié à l’échec potentiel plutôt que de sanctionner l’équipe qui n’a pas atteint son objectif. Les objectifs sont des guides, des atouts qui permettent d’aller plus vite et de s’assurer que la direction qu’on prend est la bonne, quitte à en changer si on se rend compte du contraire », explique Christopher.

Meilleurs Agents et la méthode OKR

Meilleurs Agents a fonctionné presque 10 ans sans méthode OKR avant de l’adopter à la fin de l’année 2017. Christopher Parola et Florie Garnier nous expliquent pourquoi et comment cela a modifié le fonctionnement de l’entreprise :

« On a adopté la méthode OKR fin 2017. Avant cela, on travaillait assez classiquement avec une roadmap annuelle, soit une liste de projets à réaliser sur l’année. Bien sûr, cette roadmap était dépassée dès le premier trimestre, ce qui est normal car il y a toujours des imprévus et des projets qui débarquent au dernier moment. On voulait donc plus de souplesse et de réactivité. __Du côté technique, on voulait apporter plus de sens aux équipes, qu’elles se sentent écoutées, valorisées, qu’elles n’aient plus l’impression d’appliquer des ordres sans avoir leur mot à dire. On voulait ajouter de la motivation. En bref, on était arrivé au bout d’un modèle et il se trouve qu’en parallèle, le CEO de l’entreprise s’est renseigné sur la méthode OKR, il a immédiatement voulu l'adopter. »

« Le premier changement frappant concernait le travail collaboratif : jusque-là quand on travaillait sur des projets, on confiait le projet à une équipe en particulier, les autres équipes étaient là en support. Depuis 2018, quand on met en place un projet, c’est avec une équipe pluridisciplinaire, c’est-à-dire qu’il y a des membres de tous les services qui travaillent ensemble sur un même projet, il n’y a plus une équipe en charge et les autres en support. On a cassé le silo entre les différents services. On a tous le même objectif, tout est lié. »

Cette manière de travailler en impliquant tout le monde, en accordant du crédit à toutes les idées et en respectant l’expertise de chacun a totalement modifié le rapport des équipes à l’entreprise.

« Il y a eu un vrai regain de motivation chez les équipes produits et techniques : ils travaillaient plus vite, ils voyaient l’impact de leurs actions et étaient donc beaucoup plus motivés. » - Christopher Parola

Un exemple concret de l’application de la méthode OKR

« Un jour, le service de vente a proposé une nouvelle idée de produit à développer à destination des agences. Plutôt que de développer cette idée d’emblée, sans se poser de questions, on leur a simplement demandé combien ils espéraient générer de CA avec ce produit. C’est devenu notre objectif. Sur la base de cet objectif, on est allé chercher d’autres idées de produits permettant de l’atteindre mais avec des coûts de développement moindre. Et, bien sûr, on en a trouvé ! On s’est ainsi rendu compte que la première idée de produit apportée par l’idée commerciale allait nous coûter 6 à 9 mois de développement alors qu’un autre produit tout aussi intéressant pour les agences allait nous coûter 1 à 2 mois de développement pour autant de résultat. Sans OKR, on n’aurait pas questionné la première idée, on n’aurait pas impliqué toutes les équipes dans cette réflexion. Au bout du compte, on a fait une économie incroyable et on a atteint des objectifs de chiffre d’affaires qu’on n’aurait jamais pu atteindre autrement. » raconte Christopher.

La méthode OKR est donc idéale pour réinjecter du sens dans le quotidien des salariés d’une entreprise, ce qui va nécessairement améliorer leur créativité et leur productivité, tout en évitant les pertes de temps dû à des objectifs peu ou mal définis. C’est aussi une méthode idéale pour motiver et fédérer toute une équipe autour d’un objectif commun.

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Photo by WTTJ

Cécile

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