Télétravail : comment bien s'organiser et être efficace ?

  • October 9, 2019

Votre canapé vous fait de l’oeil, vous pensez à vos prochaines vacances et vous venez de perdre une heure pour un coup de fil perso ! En télétravail, de nombreux éléments peuvent venir perturber votre concentration, et pendant ce temps votre To-Do list n’avance pas beaucoup… Se discipliner pour garder le même niveau d’exigence qu’au bureau n’est pas chose simple. Pour rester le plus efficace possible, il est important de savoir s’écouter, déterminer votre mode de fonctionnement et le rythme de travail qui vous convient. Mais savoir poser un cadre et quelques règles est tout aussi primordial ! Cela vous évitera de revenir au bureau en ayant à justifier à votre boss que votre jour de télétravail avait, en fait, plutôt l’air d’un jour de congé…

Alors, quelles sont les méthodes pour bien s’organiser et être efficace en télétravail ? Nos deux intervenants connaissent bien le sujet. Pratiquant le télétravail de manière hebdomadaire, ils nous partagent leur expérience :

Hortense Penhirin, consultante chez LBMG Worklabs, un cabinet de conseil qui propose aux grandes entreprises des solutions originales pour travailler autrement (notamment à travers la mise en place du télétravail, du coworking ou la transformation de pratiques RH et managériales).

Julien Ott, CEO et Co-Founder d’Appaloosa.io, une filiale d’OCTO Technology qui fournit un outil SaaS permettant le déploiement d’applications mobiles d’entreprises.

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Le télétravail est une pratique de plus en plus plébiscitée. Selon une étude réalisée par Malakoff Médéric Humanis en février 2019, 29% des salariés télétravaillent (contre 25% en 2017), en moyenne six à sept jours par mois.
De fait, nombreuses sont les vertus attribuées au télétravail : il permettrait de mieux concilier vie pro et vie perso, de réduire la fatigue des transports, d’être plus autonome et efficace dans son travail !

Cependant il faut garder à l’esprit que cette pratique n’est pas faite pour tout le monde. Commencez déjà par vous poser les bonnes questions : vous laissez-vous facilement distraire ? Parvenez-vous à vous imposer une certaine rigueur ? Disposez-vous d’un espace adéquat pour travailler depuis chez vous ? Une fois que vous y verrez plus clair sur ce mode de travail et saurez s’il peut vous convenir, parlez-en avec votre employeur.

En effet, avant de vous enfermer chez vous à double tour, il convient de poser un cadre autour du télétravail. Car, de ce côté là, il y a encore du chemin à faire avant que cette pratique ne devienne totalement naturelle en entreprise !

S’organiser en amont avec son entreprise

Convaincre son manager

Nombreuses encore sont les entreprises qui hésitent à assouplir le télétravail ou tout simplement à l’autoriser, d’autant plus quand elles possèdent une forte culture de l’oral. Certaines craintes reviennent souvent chez les managers : que le salarié soit moins productif chez lui ou pire encore, qu’il profite tout simplement du télétravail pour ne pas travailler. Loin des yeux, loin du coeur.

Pour rassurer votre nouveau manager, allez-y étape par étape en veillant déjà à établir une relation de confiance avec lui, avant de lui en parler. Si ce lien de proximité n’est pas instauré dès le départ, il est probable qu’il soit méfiant vis-à-vis de cette pratique. Le fait de discuter des freins que votre manager anticipe, et de tenter de les résoudre avec lui va déjà créer une dynamique positive. « Essayez d’abord de comprendre les points qui inquiètent votre manager : quels rituels d’équipe risqueriez-vous de manquer ? Êtes-vous suffisamment équipé chez vous pour travailler correctement à distance ? », conseille Julien.

Aussi, vous pouvez proposer d’expérimenter progressivement le télétravail. Pourquoi ne pas commencer par un ou deux jours de télétravail par mois, puis passer à une fréquence plus régulière si vous parvenez à être aussi efficace de chez vous qu’au bureau ? Insistez également sur le fait que vous vous adapterez toujours aux contraintes de la vie de bureau (réunions, rituels…), cela participera sans doute à éloigner les craintes de votre supérieur. Hortense développe : « Parfois, les managers n’osent pas autoriser le télétravail, de peur que ce soit acquis dans l’esprit des collaborateurs, et de ne pas pouvoir revenir en arrière si cela ne fonctionne pas. Le fait de montrer que l’on est prêt à faire preuve de souplesse, de s’organiser pour que votre mode de travail pèse le moins possible sur le collectif, et de se montrer volontaire dans cette démarche, va aider à convaincre ».

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Communiquer en toute transparence

Avoir la possibilité de faire du télétravail ne se résume pas à l’accord de votre manager. Pour que cela fonctionne, vous avez aussi un rôle à jouer avec le reste de l’équipe concernant votre manière de communiquer. Hortense souligne ce point : « Certains managers craignent aussi que les moyens ne soient pas suffisants pour que le travail à distance se passe bien. Pour contrer cela, il faut s’équiper pour que la communication soit la plus fluide possible ».

Chaque entreprise adopte les outils qui lui convient le mieux, le tout est de s’assurer qu’ils fonctionnent en toutes circonstances. Une visioconférence qui grésille ou un appel téléphonique qui coupe peut vite entacher la qualité et l’efficacité d’une réunion à distance. Dans ces moments là, et encore plus si vous êtes en full remote, il ne faut d’ailleurs pas hésiter à faire remonter l’information, ou à proposer de nouveaux outils. Par exemple, si des bruits parasites vous empêchent de suivre la conversation, demandez à ce que la réunion soit effectuée à chaque fois dans un lieu calme comme une salle fermée.

Aussi, pour bien se synchroniser et optimiser sa capacité à travailler ensemble, il est primordial que vos collègues puissent connaître les jours et les horaires où vous êtes joignable. « Certains outils peuvent vraiment aider à se discipliner en équipe, comme la mise en place d’un calendrier partagé. On a aussi créé un channel Slack “Hello Goodbye”, qui permet à chaque personne en télétravail de lever le doute sur la présence physique ou non dans les bureaux, et avertir de sa disponibilité à distance* », rapporte Julien.

Trouver l’équilibre avec ses collègues

Bien choisir ses jours de télétravail

Afin de ne pas ralentir l’avancement des projets, il est préférable de mesurer en amont l’impact de votre rythme de télétravail. Si vous avez l’habitude de faire un point hebdomadaire le lundi avec vos collègues, mieux vaut travailler depuis chez vous un jour où vous avez moins d’impératifs. « Prenez des jours où il n’y a pas de réunion importante ou de rituel d’équipe qui avait été prévue longtemps à l’avance », conseille Hortense.

Suivant les enjeux de certaines réunions, l’impact du présentiel est très important. Les informations ne seront pas reçues de la même manière que vous soyez là physiquement ou virtuellement. Au delà des messages à faire passer, il est important pour votre intégration et votre bien-être de passer du temps avec vos collègues. Hortense met d’ailleurs en garde sur ce point : « C’est très important de conserver des moments collectifs ! Sans cela, le risque de se sentir moins proche de son équipe est fort, et la convivialité au sein de l’entreprise peut-être impactée »

Aussi, et suivant la rôle ou la responsabilité que vous avez au sein de l’entreprise, il est parfois plus judicieux de ne pas multipliez les jours de télétravail ou de les prendre de manière trop rapprochés. Si vous êtes manager, et que vous formez un nouvel arrivant dans l’entreprise (surtout un profil junior), ce dernier aura particulièrement besoin de votre expertise les premiers temps, et de votre présence physique donc !

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Relativiser l’urgence

En télétravail, il est facile de se montrer sur-réactif, pour prouver que l’on est bien derrière son écran ! Cependant, apprenez à vous défaire de cette crainte et ne soyez pas forcément disponible à la seconde. « Si vous n’êtes pas à l’affût du dernier message ou de la réponse que vous pouvez immédiatement envoyer, ce n’est pas grave », rassure Julien. En moyenne, nous sommes interrompus toutes les quinze minutes au bureau. Le télétravail est un bon moyen d’éviter cela si, et seulement si, vous parvenez à relativiser l’urgence ! Parfois, vous aurez besoin de vous consacrer à une tâche de fond. Il n’y a donc pas de quoi s’inquiéter si vous décidez de passer en “off” sur Slack (ou tout autre outil de messagerie instantanée) !

Le cas du 100% remote

Quand on est en full remote, le bon équilibre est d’autant plus difficile à trouver. Comment travailler en décalé de ses collègues, tout en gardant un lien de proximité avec eux ? Julien pose la première condition : « Dans le cas du full remote, c’est important de créer du lien avec l’équipe dès le début, avant même de chercher à le conserver ».

Si cette phase d’intégration n’est pas prévue par votre entreprise, ayez le réflexe de vous en assurez par vous-même à votre arrivée, en passant quelques semaines sur place dans les bureaux pour faire connaissance avec l’équipe. Par la suite, vous pouvez aussi participer à la vie de l’entreprise en vous impliquant dans certains projets annexes, si votre structure vous le permet.

Établir une relation de proximité avec vos collègues si vous êtes 100% remote dépend, bien sûr de votre implication, mais aussi de votre communication au travail ! Là aussi, il y a un équilibre à trouver entre le pro et le perso. « Essayez de parler à vos collègues d’autres choses que du pro’ dans la journée, de choses informelles, et trouvez des moments pour aller voir votre équipe », recommande Julien. De cette manière, vous renforcez vos liens avec eux et créez une forme de complicité qui n’est pas uniquement dépendante de l’aspect travail.

Enfin, pour réduire le sentiment d’isolement, pourquoi pas se retrouver entre collègues de remote : « Cela permet de changer de cadre, de se retrouver dans une ambiance stimulante et collaborative, coupée du bureau » insiste Julien.

Créer ou choisir son espace de travail

S’installer dans de bonnes conditions chez soi

Mission réussie, vous êtes parvenu à négocier le droit de télétravailler auprès de votre manager ! L’étape suivante, dans la mesure du possible, est de vous aménager un espace adéquat et dédié au travail. « Quand on travaille de chez soi, c’est important d’avoir un espace différent des espaces de vie », explique Hortense, qui a fait le choix d’aménager une pièce de chez elle comme bureau. Elle ajoute : « Cela me permet de bien faire la distinction entre ma vie privée et le moment ou je me mets à travailler. Et comme il n’y a rien autour de moi, cela m’aide aussi à être plus focus sur mon travail ».

Essayez aussi de vous créer des conditions de travail favorisant la concentration : un bureau, une chaise ou un fauteuil confortable, des prises à proximité pour brancher votre ordinateur… « Il faut un minimum répliquer un environnement qui vous aide à être focus. Si vous êtes avachis sur votre canapé par exemple, vous ne serez pas dans de bonnes conditions de travail », insiste le CEO d’Appaloosa.io.

Bref, ayez tout l’équipement pour vous sentir à l’aise et le matériel nécessaire à proximité car, vous lever même quelques secondes, est déjà un acte de distraction en soi. On estime qu’il faut en moyenne entre soixante secondes et trois minutes pour se replonger dans une tâche après s’être dispersé !

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Poser un cadre avec son entourage

Il y a une discipline à adopter aussi avec ses proches (conjoint.e, enfants, colocataires…) ! Julien explique : « En télétravail, il faut aussi faire la séparation entre vie pro et vie perso avec ses proches. C’est comme au bureau, en général on ne travaille pas avec ses amis ou son/sa conjoint.e ! ».

Commencez par poser un cadre en expliquant qu’il s’agit d’une journée de travail comme une autre, que vous soyez à la maison ou au bureau. Vos proches doivent comprendre que vous n’êtes pas disponible pour vous consacrer à d’autres tâches que celles pour votre travail et que, par conséquent, vous ne souhaitez pas être interrompu.

Une fois que les règles sont clairement énoncées, isolez-vous physiquement des bruits éventuels dans l’espace que vous vous êtes aménagé à cet effet.

Enfin, s’il vous est impossible de vous isoler chez vous, même partiellement, privilégiez plutôt les jours ou vous savez que vous serez seul pour faire du télétravail, ou étudiez les alternatives possibles.

Et pourquoi pas le coworking ?

Chacun est libre d’investir les lieux qu’il souhaite pour travailler, surtout que le choix est large !
Pour certains, une simple connexion Internet suffit. D’autres, ayant besoin de calme pour se concentrer, préféreront opter pour une bibliothèque, ou au contraire pour une ambiance plus animée, comme le bruit de fond d’un café. « Il faut un espace où l’on se sente bien. Mais avant de commencer à télétravailler dans un tiers lieu, demandez-vous surtout quelles sont les conditions qui vous permettent d’être concentré », précise Hortense.

Nombreux sont les espaces de coworking qui offrent la possibilité de retrouver une dynamique de groupe, comme au bureau, sans pour autant être dérangé.

Pour choisir l’endroit dans lequel vous vous sentirez bien, soyez attentif à plusieurs choses : un espace et une ambiance de travail qui vous correspondent, des personnes avec qui vous sentez un bon feeling, un niveau sonore permettant de bien se concentrer ou de s’isoler pour passer des appels téléphoniques… et tout autre critère qui vous paraît important !

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Gérer son temps et sa productivité

Adopter une routine

En télétravail, pour conserver le même niveau d’exigence qu’au bureau, mieux vaut s’imposer une certaine rigueur. Prendre quelques habitudes et s’y tenir peut vous permettre de rester concentré et de gagner un temps précieux.

Essayez de procéder de façon méthodique, en commençant par vous fixer une heure le matin pour vous mettre à travailler. Sur ce point, Julien est très organisé : « Ce que je vous conseille si vous démarrez votre journée en télétravail, c’est d’adopter une routine particulière. Par exemple, vous accordez une demi-heure/une heure à planifier votre journée et à répondre aux premiers mails ». En effet, les mails sont d’une grande distraction ! Vous avez tout intérêt à les traiter avant de commencer à travailler, puis laisser votre boîte de réception de côté pour le reste de la journée.

Faire une to do list vous permettra également d’avoir une vue d’ensemble sur les tâches que vous avez à effectuer. Plus largement, cela vous aidera à déterminer quelles sont les priorités du jour, et quelles sont celles qui peuvent être remises à plus tard.

Hortense explique : « Le matin, je préfère prendre mon petit-déjeuner, me doucher et m’habiller avant de commencer à travailler pour vraiment marquer le début de la journée de travail ». En général, avant de se rendre au bureau, on passe tous par ces étapes ! Alors, en télétravail, prenez davantage votre temps, mais ne prenez pas forcément le risque de vous disperser en changeant l’ordre de vos habitudes !

Travailler selon son rythme

Le télétravail est un bon moyen d’adapter votre vie pro à votre vie perso, et d’organiser votre journée différemment. Chacun d’entre nous a parfois besoin des impératifs, aussi « ne vous sentez absolument pas coupable d’avoir des horaires légèrement décalés avec ceux de vos collègues », rassure Julien.

Cependant, s’autoriser un rythme plus souple qu’au bureau ne veut pas forcément dire abandonner les rituels que l’on s’est fixé ! Bien marquer temps de travail et temps de pause peut réellement vous permettre de gagner en efficacité. Hortense, qui a trouvé son équilibre, témoigne : « Le télétravail, quand c’est possible, c’est l’idéal pour travailler selon le rythme qui nous est propre et dans lequel on est le plus efficace. Le mieux, c’est d’avoir des moments où l’on est vraiment dans des phases de concentration, et d’autres moments où l’on est disponible ».
Pour cela, identifiez les moments où vous êtes le plus concentré dans votre journée, et consacrez-les ainsi à vos tâches professionnelles. La consultante préfère par exemple travailler le matin, décaler sa pause déjeuner et reprendre en fin de journée. Cette liberté horaire lui permet de faire une pause en milieu d’après-midi, au moment elle se sent plus distraite et sujette au fameux “coup de barre” !

Maintenant, attention tout de même au risque de sur-connexion ! Lorsque l’on est lancé dans un rythme qui nous convient, on peut parfois avoir tendance à oublier les repères temporels qui cadencent habituellement une journée en entreprise. Pensez parfois à prévoir une activité le soir qui fasse office de moment butoir pour vous obliger à déconnecter.

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Rester concentré

Bonne nouvelle, pour être plus productif, il existe des techniques que vous pouvez tester au bureau comme en télétravail ! Basées sur ce système de répartition entre temps de travail et temps de pause, elles visent à optimiser votre capacité de concentration. Julien utilise la méthode Pomodoro, une méthode qui a fait ses preuves pour lui : « Engagez-vous d’abord sur une tâche que vous tiendrez pendant vingt-cinq minutes, puis faîtes une pause de cinq minutes. Au bout de quatre sessions comme celle-ci, accordez-vous une pause plus longue, de quinze à vingt minutes ».

De nombreuses autres astuces existent pour booster votre concentration : la technique du notebook, pour déterminer à quels moments dans la journée vous êtes le plus efficace, ou celle du time-blocking, qui consiste à se bloquer des rendez-vous avec soi-même dans son agenda. N’hésitez pas à en tester plusieurs jusqu’à trouver celle qui booste le mieux votre concentration, vous avez tout à y gagner !

Parallèlement, vous pouvez aussi lister toutes vos sources de distraction et vous les accorder pendant les temps de pauses : lancer une machine à laver, faire un tour sur les réseaux-sociaux, s’accorder une sieste, lire ou regarder une série… Si, dans votre esprit, vous savez que vous vous êtes réservé un moment dans la journée pour elles, vous serez forcément moins tenté !

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Le télétravail peut participer à améliorer notre cadre professionnel mais, vous l’aurez compris, bien s’organiser et être efficace chez soi ne s’improvise pas ! Il convient de ne pas se laisser dépasser par la distance, les difficultés, techniques et humaines, et les risques qui peuvent en découler. Une fois que vous saurez gérer tous les paramètres, n’hésitez plus à en profiter un maximum !

Photos by WTTJ

Capucine Lambrey

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