Executive Assistant & Office Manager (CDI)

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Zelros

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  • Assurance, Intelligence artificielle / Machine Learning
  • www.zelros.com

Executive Assistant & Office Manager (CDI)

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À propos

Zelros est une startup qui développe une Intelligence Artificielle pour les assureurs.

Actuellement basée à Station F, elle a été fondée en 2016 par Christophe, Fabien et Damien, 3 serial entrepreneurs experts de la Data, du Machine Learning et du Digital.

Zelros double de taille chaque année. Notre solution est utilisée quotidiennement par des assureurs comme AXA, CBP Group, CNP Assurances, MAIF, Natixis, ...

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Descriptif du poste

Vous serez un maillon central de la vie de Zelros. A la fois en relation directe et au service des 3 co-fondateurs, vous assurerez le bon fonctionnement de processus clés actuels et à venir de l’entreprise, tout en veillant au bien-être quotidien de tous ses collaborateurs !

Vos principales missions seront :

Gestion administrative :

  • Gérer et suivre la facturation clients et fournisseurs
  • Gérer le rapprochement bancaire

Gestion RH

  • Préparer l’accueil des nouveaux arrivants (administratif, onboarding, matériel, création de compte, accès aux locaux, visite médicale, etc.)
  • Gérer les CRAs (Compte Rendu d’Activité)
  • Gérer les congés
  • Gérer les notes de frais
  • Rédiger des communications internes, des courriers et des documents à destination des employés

Gestion logistique

  • Planifier et organiser des réunions physiques et virtuelles
  • Gérer le lien avec les services généraux de WeWork,
  • Commander et réceptionner les fournitures (matériel, alimentation, …)
  • Gérer les réservations liées aux déplacements professionnels
  • (éventuellement) Rechercher des locaux et organiser les déménagements

Gestion événementielle

  • Organiser les événements fédérateurs (réunions mensuelles, séminaires, dîners, ...)
  • Assister les collaborateurs dans l’organisations de salons (RH, Marketing, etc.)

Profil recherché

Vous avez le profil si :

  • vous parlez couramment anglais
  • vous êtes ultra-fiable sur la confidentialité des informations
  • vous maîtrisez les outils de collaboration modernes (Google Mail, Google Doc, Google Sheet, Google Slides, Google Drive, Google Calendar, Slack, Web Conferencing, ...)
  • vous êtes ultra-rigoureux(se)
  • vous avez un excellent relationnel et êtes empathique
  • vous êtes autonome, polyvalent(e) et multi-tâches
  • vous aimez apprendre, découvrir et êtes prêts à relever les défis de notre croissance

C’est un plus si:

  • vous avez une 1ère expérience en tant qu’Office Manager ou Assistant(e) de Direction
  • vous parlez allemand

Déroulement des entretiens

3 entretiens avec les 3 fondateurs

Découvrez l'équipe de Zelros