Le/la secrétaire référent.e (H/F) participe au bon fonctionnement du centre, ouvert de 8h à 20h du lundi au vendredi, ainsi que le samedi matin. Il/Elle participe à la démarche qualité et à la gestion des risques; c’est un véritable garant de la qualité de la prise en charge des patients. 

1/ Prise en charge des visiteurs

Prise de rendez-vous au centre et en téléconsultation.

• Accueil et accompagnement des patients

  • Information des patients sur l’expérience  au sein du centre : spécialités, médecins, modalités, tarifs, spécificités, règles de fonctionnement, règles de remboursement.

  • Information des patients sur leur rendez-vous : confirmation, retard, annulation, report…

  • Orientation des patients dans le centre : salles d’attente, salles de télé-/consultation, sanitaires, circulations

  • Aide et accompagnement des patients en situation de handicap/PMR.

  • Sensibilisation et accompagnement des patients à l’utilisation de l’outil digital Livi : prise de rendez-vous, enrichissement de la page personnelle, gestion des ordonnances etc.

  • Promotion de la téléconsultation comme moyen d’accès à des consultations non programmées ou de suivi

  • Promotion du centre en tant que médecin traitant.

2/ Encaissement et facturation

• Gestion de tout le processus de facturation à l’Assurance maladie et au patient en fonction du parcours de soins 

• Télétransmission régulière des feuilles de soins électroniques à l’Assurance maladie

• Traitement régulier des rejets

• Encaissement des restes à charge

• Intégration des déclarations de “Médecin Traitant” dans les logiciels qui utilisent cette donnée (Galaxie, Livipro et éventuellement Doctolib)

• Intégration des résultats d’analyses biologiques et alerte des prescripteurs

• Extraction et transmission de données aux interlocuteurs de référence au siège de DMS-Livi pour faciliter la communication des résultats

• Accueil des visiteurs (livraisons, maintenance, visiteurs médicaux etc.)

3/ Collaboration avec l’équipe médicale 

• Préparation des salles de consultation, approvisionnement en consommables

• Frappe, complétion et/ou envoi des comptes-rendus médicaux 

• Délivrance des documents papier dont les ordonnances, déclaration de médecin traitant et comptes-rendus d’examens

• Prise en charge du processus d’adressage des patients aux professionnels extérieurs au centre

• Assistance administrative et recueil des besoins des soignants pour améliorer leur exercice 

• Aide à la relation soignant/soigné lors de la téléconsultation

4/ Collaboration avec le Regional Physical Manager et le Médecin référent du CDS

• Projet de santé 

  • Contribution à l’enrichissement et à la réalisation du projet de santé 

  • Implication dans la mise en place de nouveaux protocoles de prise en charge des patients

  • Promotion de la téléconsultation comme moyen d’accès rapide et de qualité aux soins

• Démarche qualité 

  • Suivi des indicateurs qualité en support du responsable du centre de santé

  • Elaboration et mise en oeuvre d’actions d’amélioration en collaboration avec le responsable de centre

  • Préparation et mise en oeuvre d’actions de prévention en collaboration avec le responsable de centre

  • Préparation et participation aux réunions de service mensuelles 

  • Préparation et participation aux réunions hebdomadaires du secrétariat

5/ Coordination des tâches administratives :

• Organisation, optimisation et planification du temps/lieu de travail des professionnels de santé,

• Supervision des temps de travail des professionnels de santé, entre le travail sur site et le télétravail 

• Ouverture de leur agenda sur Doctolib et Livipro

• Coordination des logiciels nécessaires à l’activité sur site avec le logiciel Livipro

• Coordination et transmission des informations aux interlocuteurs de référence au siège de DMS-Livi

• Suivi des remontées des bugs et incidents aux équipes du siège de DMS-Livi

• Contrôle hebdomadaire de la caisse centrale en binôme avec un secrétaire

• Contrôle hebdomadaire de la télécollecte

• Contrôle mensuel des caisses

• Gestion des fournitures et du matériel :

  • Inventaire et gestion des stocks de fournitures médicales et de bureau

  • Commandes de fournitures nécessaires en temps opportun

  • Vérification des livraisons et rangement rigoureux des marchandises

  • Adaptation du centre aux besoins des praticiens

  • Résolution ou supervision de la résolution des problèmes liés à l’informatique et l’audiovisuel dans le centre avec les équipes informatiques de Livi et notre Office Manager

• Formation et supervision :

  • Planification et organisation de l’arrivée d’un nouveau professionnel au centre (personnel médical et administratif) avec, notamment, la création des profils sur les outils utilisés

  • Formation et supervision des secrétaires médicaux au sein du centre de santé

  • Planification de la continuité des opérations administratives en cas d’absence du personnel.

  • Supervision du travail des prestataires (nettoyage des surfaces et des textiles, collecte des examens biologiques)

• Autres tâches administratives permettant le bon fonctionnement du centre

  • Actualisation de la page Google du centre

  • Actualisation des affichages internes/externes du centre

  • Relais des informations du centre et des acteurs locaux auprès des salariés du centre

Vous vous êtes spécialisé(e) dans une formation de secrétaire médicale ou, vous bénéficiez d’une expérience significative de 3 ans sur un poste similaire. Vous appréciez les relations humaines et aimez travailler en équipe.. Vous avez une excellente présentation, une bonne élocution vous aimez le contact humain, Nous cherchons une personne sociable, organisée, dynamique professionnelle, polyvalente, ayant une attitude positive , un esprit d’ équipe pour rejoindre notre centre.

1 call de 30 min avec Tiffany - Responsable recrutement France
1 entretien avec Jenny - Responsable du centre de santé
1 entretien avec Aude - Directrice des Opérations.