Fin de contrat : comment faire une bonne passation ?

  • October 29, 2018

Ça y est, vous y êtes. Votre démission a été posée, votre contrat arrive à son terme, il ne vous reste plus que quelques semaines avant la fin de votre aventure dans la tribu. Votre contribution est demandée pour faire une passation complète et permettre à votre successeur de reprendre facilement vos missions. Cette étape essentielle peut s’avérer fastidieuse. En effet, vous pensez déjà à votre prochain job et en même temps vous ne souhaitez pas partir en mauvais termes avec l’actuel. Alors, comment faire une sortie de route sereine et avoir la bonne attitude ? Welcome to the Jungle vous donne 7 conseils à suivre et 3 erreurs à éviter pour faire une bonne passation.

7 conseils pour faire une bonne passation

Au-delà du cadre légal qui impose qu’un employé respecte ses conditions de travail lors de son préavis, il est essentiel de partir en bons termes avec votre employeur. Le monde du travail est petit et conserver de bonnes relations avec vos supérieurs et vos collègues, c'est aussi penser à l'avenir. Qui sait, demain vous pourrez être amené à retravailler avec l'un d'entre eux ou bien devoir solliciter votre ancienne entreprise. Le réseau est d'autant plus important dans les professions commerciales. Partir correctement vous assurera une réputation de personne fiable et professionnelle.

1. Anticipez votre passation et préparez-la

Si c’est vous qui avez décidé de partir, la planification de votre départ commence avant l'annonce officielle. Dans les faits, chacun devrait toujours être consciencieux dans son travail au quotidien, mais dans la réalité, avec l’habitude, il peut arriver de ne plus tout faire avec la même rigueur.

Dans le cas d’un licenciement, il est normal que l’envie de transmettre correctement soit moins présente. Ne pas céder aux sirènes de la revanche, c’est s’offrir la possibilité de partir la tête haute et de montrer un professionnalisme à toute épreuve.

2. Utilisez vos outils du quotidien

Prenez l'habitude de consigner au propre dans votre outil de suivi les informations vraiment utiles. Par exemple : pour les professions de sales, votre CRM doit être irréprochable, les comptes rendus des rendez-vous consignés, les contacts renseignés, etc. À chaque fois que vous effectuez une tâche, mettez-vous à la place de celui qui reprendra votre CRM, votre Trello et tous vos outils quotidiens. Vous pouvez d’ailleurs créer un tableau spécifique ou une to-do pour votre successeur en vous servant des outils spécifiques à l’entreprise.

3. Organisez votre passation en interne...

Le jour de l'annonce de votre départ, fixez un rétro planning de tâches à effectuer avant la fin de votre mission, projets importants, rendez-vous finaux, etc. L’idée c’est de ne garder que l’essentiel et les informations les plus utiles : attention donc à ne pas “noyer” votre successeur avec des détails.

Votre départ aura également des incidences sur vos collègues, principalement ceux qui travaillent avec vous. Si votre successeur n’est pas encore trouvé, prenez le temps d’expliquer à chaque personne qui reprendra une partie de vos missions comment faire, quels sont les bons contacts etc. Essayez de vous dégager une heure par personne minimum pour transmettre les informations. Si votre successeur est déjà présent, essayez de travailler au maximum en binôme.

4. ...comme en externe

Si vous êtes en contact avec des clients, des partenaires, il est primordial de faire un mail, un appel ou un rendez-vous de passation pour assurer une transition avec votre successeur. Ce sont des personnes avec qui vous avez collaboré, il est normal de les informer. Si vous avez du temps devant vous, emmenez votre successeur sur tous vos rendez-vous afin qu’il puisse les rencontrer. N’oubliez pas de mettre en copie dans les mails toutes les personnes susceptibles de prendre la suite des échanges une fois que vous serez parti.

5. Réalisez un document central

Afin d’accueillir au mieux votre successeur, réalisez un dossier central qui reprend tous les points que vous allez aborder ensemble. Le site Idealistcareers fournit un excellent template (en anglais sur le site) qui peut être utilisé et adapté très facilement. Tous vos documents importants doivent être classés et rangés soigneusement dans les serveurs de l’entreprise pour être facilement retrouvés. Un dossier de transition décrit vos tâches et responsabilités régulières, vos projets en cours, les échéances à venir et les principaux contacts.

Exemple d'organisation du document de référence :

Missions et responsabilités récurrentes

  • Non récurrentes
    Exemple : représentation de mon équipe lors des bilans sur les objectifs marketing trimestriels.
  • Quotidiennes
    Exemple : diffuser une veille quotidienne des innovations sur secteur d’activité aux équipes marketing et produit.
  • Hebdomadaire
    Exemple : préparer l’agenda des réunions avec l’équipe produit qui a lieu chaque vendredi.
  • Mensuelle
  • Annuelle
    Exemple : préparer une projection du budget de l’équipe pour l’année à venir + bilan du budget de l’année en cours et être le représentant du budget lors de la réunion annuelle budgétaire.

Pour chaque document, mettre si possible un exemple d’un fichier ou mail type envoyé. Cela permet au successeur de garder une cohérence sur la forme. Grâce à cette base solide celui-ci pourra gagner du temps, rester dans la continuité de votre travail et initier son propre format petit à petit.

Projets principaux (ceux qui ne rentrent pas dans les tâches récurrentes)

  • Nom du projet
  • Description du projet (état d’avancée du projet, noms des participants, deadlines importantes et liens importants vers le serveur où sont rangés les documents).

Échéances court terme

Echéances moyen terme

Contacts importants

  • Nom et coordonnées de la personne
  • Projets sur lesquelles celle-ci travaille

Pour les échéances, n’hésitez pas à les créer dans l’agenda de votre successeur afin que celui-ci ne les oublie pas même si il ne se réfère pas au dossier de passation. Libre à lui d’enlever les récurrences dans l’agenda ou les notifications par la suite quand il les aura bien en tête.

6. Faites un mail de départ

Remerciez vos collègues, vos collaborateurs et vos clients. Pour les plus proches, laissez une recommandation sur LinkedIn, échangez des références. Soignez votre départ.

7. Soyez disponible même après votre passation

Soyez disponible pour répondre aux potentielles questions par mail ou par téléphone après votre départ. Faites preuve de bonne volonté et acceptez de répondre sans que cela devienne chronophage pour vous.

Les 3 erreurs à éviter

1. Tout envoyer balader

Votre date de fin de contrat approche et vous manquez de motivation pour effectuer votre passation, voire vous êtes tenté de tout “laisser en plan”. Encore une fois, un comportement critiquable peut nuire fortement à votre réputation. Le seul qui peut danser devant son manager déguisé en canard géant, en chantant « Au revoir, au revoir Président », a gagné 10 millions d’euros au Loto.

2. Dire les 4 vérités à vos managers

Si votre expérience s’est mal (très) passée et que vous sentez qu’on vous a porté préjudice, faites de votre mieux pour partir de façon propre en n’ayant rien à vous reprocher. Si vous avez besoin de raconter votre histoire, la plume, le podcast, une oreille attentive seront vos meilleurs alliés. Et attention en matière de retranscription, il faut s’en tenir aux faits.

3. Faire de la rétention d’information

Même si votre départ se fait dans des circonstances fâcheuses, votre successeur, lui, n’y est pour rien, il est donc inutile qu’il subisse les conséquences de vos griefs avec l’entreprise.

Vous avez à présent toutes les cartes en main pour une passation en douceur et un départ serein pour de nouvelles aventures. En parlant de nouvelles aventures et si la vôtre se trouvaitquelque part dans la jungle ?

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Photo by WTTJ

Margot

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