La méthode Kaizen ou le principe d’amélioration continue

  • July 8, 2019

« Patience et longueur de temps font plus que force ni que rage. »

Dans la morale de sa fable « Le Lion et le rat », La Fontaine illustre bien, sans le savoir, l’état d’esprit Kaizen, une méthode japonaise de productivité qui permet de réaliser de grandes choses grâce à de petits changements initiés au quotidien. Si la méthode est née dans les entreprises japonaises, c’est en réalité un état d’esprit qui peut s’appliquer aussi bien au monde de l’entreprise qu’à chacun d’entre nous, dans notre vie personnelle, pour atteindre les objectifs que l’on s’est fixés.

Le point sur ce concept né au Japon dans les années 50, dans les usines Toyota et qui s’est depuis répandu partout dans le monde.

Le Kaizen, c’est quoi ?

Le mot Kaizen est la contraction de deux termes japonais :
Kai - changement
Zen - Meilleur

Le Kaizen est un processus d’évolution continue qui repose sur de petites améliorations répétées au quotidien. Pour que cela fonctionne, chaque membre de l’équipe doit être impliqué et proposer des idées d’évolution. L’idée : se focaliser chaque jour sur l’élimination des problèmes et l’optimisation des process de travail. C’est donc une méthode douce et progressive, à l’opposé des notions de “disruption” ou de “révolution” qui impliquent des changements plus brutaux.

« Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas. » - Lao Tseu

Mais plus qu’une simple méthode de management, le Kaizen c’est avant tout un état d’esprit. Tout projet peut être considéré comme « un voyage de mille lieues. » Une très longue distance qui peut décourager si l’on veut aller trop vite mais qu’il suffit pourtant de décomposer en petits pas pour la parcourir sans difficulté majeur et atteindre son objectif final. Avec ce système, on avance lentement, mais sûrement.

Pourquoi privilégier la lenteur ?

Parce que de petits changements répétés sont plus efficaces qu’un unique changement radical. Notre cerveau se méfie des changements brutaux qu’il interprète comme de potentiels dangers et rejète. Pour évoluer, il est donc préférable de décomposer un objectif ambitieux en petites tâches faciles à réaliser qui seront moins susceptibles de déclencher notre fameuse résistance au changement et qui pourront même, au contraire, nous inspirer fierté, plaisir et encouragement.

Prenons l’exemple de quelqu’un qui voudrait se mettre à la course à pied après des années sans aucune pratique sportive. Imaginez ce qui se passerait s’il commençait par vouloir courir un marathon dès le premier jour… Il s’exposerait à beaucoup de souffrance pour un piètre résultat et se découragerait. Au contraire, s’il se fixait chaque jour un objectif un petit peu plus ambitieux que la veille, il parviendrait plus facilement à courir un marathon au bout de quelques mois.

Un peu d’histoire

Le Kaizen est né au Japon dans les années 50 pour permettre la reconstruction de l’industrie nippone au lendemain de la guerre.

C’est notamment chez Toyota que la démarche fut initiée par Taiichi Ohno dans le cadre du lean management, un principe plus global qui vise à accroître la qualité de production d’une entreprise grâce à une démarche d’amélioration continue.

Masaaki Imai, quant à lui, est l’homme qui a rendu le système Kaizen célèbre en occident. Né en 1932, il travaille pour le Japan Productivity Center dans les années 50, un centre créé pour améliorer la productivité japonaise après la guerre. C’est dans le cadre de cette activité qu’il est amené à rencontrer Taiichi Ono dans les années 60. Plus tard, en 1985, il fonde le Kaizen Institute afin d’aider les entreprises à adopter la méthode kaizen, ainsi que tous les outils aujourd’hui connus sous la dénomination de lean management.

Les grands principes

Dans ses livres, Masaaki Imai expose quelques principes essentiels à adopter pour mettre en place un système Kaizen :

  • Se remettre en permanence en question : même si quelque chose fonctionne, il faut toujours chercher à l’améliorer. C’est le seul moyen de rester concurrentiel.

  • Ne pas viser la perfection mais l’amélioration continue. La perfection sera atteinte par la répétition de petites améliorations apportées au quotidien.

  • Identifier la cause originelle des problèmes pour les résoudre durablement. Car régler les symptômes d’un problème sans en rechercher l’origine vous expose à être de nouveau confronté au problème.

  • Régler les problèmes sans attendre : il est très important de régler les problèmes dès qu’ils se posent et avant qu’ils n’empirent et que cela devienne plus compliqué et plus coûteux en temps et en énergie de les résoudre.

  • Hiérarchiser les changements à mettre en place : il est préférable de privilégier les progrès faciles, rapides et peu coûteux à mettre en place.

  • Dans une équipe, impliquer tous les membres dans la recherche de solutions : chaque personne, quelque soit son niveau hiérarchique, doit pouvoir s’exprimer, proposer des idées, participer et adhérer aux changements proposés.

5 techniques Kaizen faciles à appliquer

Le système Kaizen se base sur plusieurs méthodes et techniques pour atteindre son objectif d’amélioration continue. Ce sont souvent des techniques qui font la part belle à l’itération, au management visuel et à la collaboration.

1 - La méthode des 5S

Le but de cette méthode est d’améliorer notre espace de travail et notre bien-être (ou ceux de nos/notre équipe(s)) pour gagner en efficacité, gaspiller moins de temps et d’énergie, diminuer les risques d’accidents et améliorer la qualité finale de la production.

Les 5 S désignent 5 mots japonais :

  • Seiri : débarrasser, alléger l’espace de travail
  • Seiton : ranger, optimiser l’espace de travail
  • Seiso : nettoyer l’espace de travail
  • Seiketsu : ordonner, prévenir l’apparition de la saleté et du désordre
  • Shitsuke : être rigoureux, encourager l’auto-discipline

2 - Le cycle PDCA ou la roue de Deming

C’est un plan en quatre étapes qui permet de tester rapidement de nouveaux produits ou process et de les ajuster jusqu’à obtenir le résultat escompté, le tout en un temps réduit. Pour cela, on enchaîne ces quatre actions :

  • Plan : planifier
  • Do : mettre en œuvre
  • Check : vérifier
  • Adjust : ajuster.

Cela forme un cercle vertueux qui permet d’initier de nombreux changements en vérifiant qu’ils ont eu un impact positif et en s’adaptant aux changements. On retrouve ce mode de fonctionnement dans toute l’approche agile.

3 - La méthode des 5 pourquoi

Cette méthode répond à l’un des grands principes essentiels de la méthode Kaizen selon Masaaki Imai : remonter à la source des problèmes afin de les résoudre durablement. Pour cela, on se demande 5 fois « pourquoi ? »

Exemple : mon chantier a du retard.
Pourquoi ? Parce que l’un des intervenants n’a pas respecté le planning.
Pourquoi ? Parce qu’il lui manquait des matières premières.
Pourquoi ? Parce qu’elles n’ont pas été livrées à temps.
Pourquoi ? Parce que la commande a été passée trop tard.
Pourquoi ? Parce que la personne chargée des achats était absente et qu’elle n’a pas été remplacée.

L’intervenant qui n’a pas respecté le planning n’est en fait pas responsable du retard, c’est le manque de main d’œuvre qui est la cause originelle du retard.

4 - Les rétrospectives

Des rituels comme le stand-up, tirée de l’approche agile, sont souvent utilisés dans les systèmes Kaizen. C’est un rituel au cours duquel les équipes se réunissent debout et en cercle pour faire un point sur les productions en cours en s’aidant de post-it pour visualiser les tâches de chacun. Chaque membre de l’équipe s’exprime tour à tour, expose ce sur quoi il travaille, ses réussites mais aussi les problèmes auxquels il est confronté afin que l’équipe, au complet, puisse les résoudre.

5 - Le kanban

Cette méthode visuelle de gestion des flux permet de réduire les délais de production et d’améliorer la réactivité des équipes. C’est une méthode visuelle, simple à comprendre par tous, reposant sur la méthode du juste à temps : on fournit l’information de manière ponctuelle aux membres de l’équipe pour ne pas les surcharger d’informations inutiles.

En entreprise, deux principes à respecter

La méthode Kaizen ne doit pas devenir un moyen de pressurisation des équipes sous peine de perdre tout son sens. Pour être mis en place efficacement, tout en respectant le bien-être des employés, certains grands principes doivent donc être respectés.

L’implication de tous

Les changement doivent être apportés par tous les employés de l’entreprise, quel que soit leur niveau hiérarchique. Cette inclusion de tous dans le processus de changement est l’un des principes essentiels du Kaizen. Chacun doit proposer des idées, être en accord avec les changements proposés et y prendre part. Cela suppose respect, confiance et ouverture d’esprit de la part des dirigeants.

La mise en place d’un programme de motivation

Les succès de l’entreprise sont ceux de ses employés. Il est important de le prouver en leur apportant la reconnaissance qu’ils méritent et en récompensant chaque membre de l’équipe grâce à un programme de motivation. Ce programme peut prendre différentes formes, l’essentiel est qu’il soit juste et équitable.

Le respect de ces grands principes permettra la mise en place d’un système d’amélioration continue pour optimiser la productivité, la qualité des produits ou services, le tout dans des conditions de travail agréables qui favorisent une implication réelle et sincère de la part des employés.

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Photos by WTTJ

Cécile Nadaï

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