Le chargé d’événementiel chez Ephemera est en charge à la fois de la partie commerciale et de la partie gestion de projet. Le but est de gérer les évènements dans leur ensemble, de la prise de brief jusqu’à la réalisation de l’évènement.

Il est responsable de la planification, de la coordination et de l’exécution d’événements divers, allant de petites réunions à des conférences d’entreprise en passant par des lancements de produit.

Missions & responsabilités :

• Vente de prestation  :

  • Établir un contact initial avec les clients potentiels pour comprendre leurs besoins et leurs attentes en matière d’événements.

  • Fournir des informations détaillées sur les services proposés et conseiller les clients sur les meilleures options en fonction de leurs objectifs.

  • Réaliser le suivi des demandes en cours jusqu’à la réalisation de l’évènement sur notre CRM dédié (Hubspot).

• Planification et Organisation des évènements :

  • Élaborer des offres détaillées pour chaque événement, y compris les plans, budgets, les calendriers et les ressources nécessaires

  • Collaboration avec les services internes, création de l’offre food&beverage, sur mesure si besoin, avec les personnes concernées.

  • Coordonner avec les fournisseurs et les prestataires de services externes (manutention, décorateur, matériel audiovisuel, etc.) pour garantir la disponibilité et la qualité des services.

  • Superviser la logistique de l’événement, y compris, la mise en place des espaces, la coordination des intervenants, la logistique post-event etc.

  • Assurer le respect des délais et des budgets définis.

• Gestion des évènements :

  • Être le point de contact principal pendant l’événement, résoudre les problèmes et répondre aux demandes des clients pour assurer le bon déroulement de l’événement.

  • Superviser le personnel sur place et coordonner les tâches pour garantir un service fluide et de qualité.

• Communication et relation client  :

  • Entretenir et consolider la relation client en menant des actions marketing (newsletters, invitations, relances..)

  • Travailler en lien avec l’équipe communication pour améliorer notre visibilité et notre taux de conversion

• Suivi Administratif :

  • Préparer et envoyer les devis aux clients.

  • Assurer le suivi des paiements et de la facturation.

  • Documenter les détails de l’événement et compiler les retours clients pour évaluation future.

Compétences Requises :

• Excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.

• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs projets simultanément.

• Sens de l’organisation et souci du détail.

• Aptitude à résoudre les problèmes de manière efficace et créative.

• Sens de la négociation

• Expérience préalable dans l’organisation d’événements ou domaines similaires ainsi que la maîtrise des logiciels de gestion tels qu’Hubspot, Evoliz, Spendesk sont des atouts.

Formation et Expérience :

• Diplôme universitaire ou formation professionnelle en gestion d’événements, marketing, communication ou domaine connexe.

• Une expérience préalable dans un rôle similaire est fortement recommandée.

• Prise de contact téléphonique avec Vincent le Responsable des Ressources Humaines

• Entretien Physique avec Lina Responsable du Pôle Evènementiel

• Entretien Physique avec Annaïg et Jade les Cofondatrices du Groupe