OP1C est une agence de communication spécialisée sur les médias sociaux. Le métier de l’agence est d’accompagner des marques et des enseignes nationales qui osent utiliser tout le potentiel du social media. Nos 42 collaborateurs sont prêts à relever tous les défis, qu’ils concernent la stratégie, les opérations on-line ou le média ! L’agence, en croissance constante depuis plus de 14 ans, recrute son nouvel Office Manager.

Le poste d’OFFICE MANAGER est une fonction support et transverse essentielle à la bonne marche de l’ensemble des équipes de l’agence.

Les missions confiées:

Y en a qui appellent ça simplement « les services généraux » Nous, on a plutôt l’idée que c’est la mission de quelqu’un qui fluidifie le quotidien et qui rend la vie plus agréable à tout le monde !

• Gestion services généraux (60%) (en lien avec toutes les équipes clients)

  • Accueillir les visiteurs (clients, candidats, partenaires, fournisseurs) au téléphone et physiquement.

  • S’assurer que l’agence reste impeccable : rangement et propreté des bureaux, des communs et des espaces extérieurs avec la collaboration de l’équipe et d’une société externe.

  • Organiser les déplacements des collaborateurs en dehors de l’agence (trains, avions, véhicules, réservations d’hôtel et de lieux de tournage).

  • Acheter les consommables et les produits nécessaires au studio de création

  • Assistant à la bonne gestion du studio de production

  • organiser la logistique des événements de l’agence (séminaires d’équipe, anniversaire, réunions clients,…)

  • Optimiser les envois postaux.

  • Intégrer les nouveaux collaborateurs (on-boarding).

  • Le petit plus mais pas obligatoire :  Gérer le parc d’équipements de l’agence (ordinateurs, téléphonie mobile,…)

    Gestion  Administrative (40%) (en lien avec le contrôle de gestion)

  • Préparation des règlements fournisseurs

  • Suivi des devis et les factures de nos fournisseurs

  • Suivi des règlements clients

  • Facturation des prestations aux clients

  • Relance des factures manquantes et les transmet aux personnes concernées

  • Suivi des temps passé par les collaborateurs

  • Mise à jour et exploitation des bases de données de gestion

  • Suivi et contrôle des notes de frais, arrêt de travail, absence, et les CP

  • Tenu et mis à jour le dossier du personnel / registre du personnel

    Bref, il faut aimer être actif, penser à tout ce qui fait les petites joies du quotidien, mettre de l’huile dans les rouages !

    🤝 On a hâte de vous rencontrer !

En général, les gens veulent appeler ce poste: assistant(e) ; nous, on y voit plutôt un poste à responsabilité essentiel à la bonne marche de l’agence et à la bonne ambiance générale…

Donc, on cherche bien notre « Office Manager » avec 2 ans d’expérience minimum, idéalement dans une société de services.

Il faut un sens certain de l’organisation, de bonnes capacités rédactionnelles sont un « plus », de même qu’une bonne pratique de la suite bureautique Office de Microsoft ou Google Workplace.

Et, à tout ça, il faut ajouter, et c’est tout aussi indispensable, bonne humeur, entrain, altruisme et disponibilité pour les autres ! En échange, on vous promet une super-ambiance et de la confiance partagée !

Les conditions du poste

📍 Poste basé à Roubaix, près de la gare.

📝 CDI, statut ETAM, temps plein ou temps partiel .

💶 Salaire de 2.000€ à 2.500€ bruts/mois pour un temps plein selon expérience et potentiel, tickets restaurant, prise en charge à 50% des transports en commun,

🚨 Poste disponible immédiatement.

1. Compte tenu de la nature transverse du poste, l’équipe de direction sélectionnera les profils répondants au mieux aux critères pour un premier échange téléphonique (on s’assure qu’on fit ensemble )

2. Un entretien “métier” sur la partie administrative sera réalisé par le contrôle de gestion + RH

3. Un entretien final avec l’équipe de direction sera ensuite réalisé pour terminer le processus.