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Assistant.e Office Manager - [Alternance]

CDI
Paris
Salaire : Non spécifié
Télétravail fréquent
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Notre mission ⚖️

Nous nous engageons pour un enjeu démocratique majeur : rendre le droit plus accessible et transparent aux justiciables et aux professionnels du droit.

Doctrine est la première plateforme d'intelligence juridique. Nous centralisons et organisons toute l'information juridique disponible pour permettre aux avocats et juristes de mieux conseiller et défendre leurs clients. Plus d'un million de personnes viennent tous les mois sur Doctrine se renseigner sur leurs droits, et déjà 9000 professionnels du droit nous font confiance.

Nos valeurs 🤝

Challenge the status quo. Nous défendons les idées audacieuses et la prise de risque intelligente.

Liberty and responsibility. Nous promouvons l’autonomie, l’impact de chacun·e et l’ownership.

Knowledge is power. L'information est au cœur de la mission de Doctrine, et nous voulons toujours apprendre plus.

Release early, release often and listen to your customers. Nous croyons au pouvoir de l’itération et à l’importance d’écouter en permanence notre marché, nos client·e·s et leurs problématiques.

Le contexte

Afin de faciliter la vie de nos 145 collaborateurs et de Justine, notre People & Office Manager, nous recherchons un.e assistant(e) Office Manager pour l’accompagner au quotidien ☀️

En tant qu'Office Manager, tu seras le maître de l'organisation, le ninja de la coordination, le héros du quotidien (ou l’héroïne 😊). Imagine-toi jonglant avec des tâches super variées, depuis la gestion administrative jusqu'à la coordination logistique, en passant par des projets de folie, la gestion de nos bureaux et quelques missions RH.

Cette alternance, c'est la chance parfaite pour mettre tes connaissances théoriques en action et te lancer dans une aventure 100% pratique. Et tu sais quoi ? Justine, ta manager, sera là pour te guider à chaque étape, avec une équipe d'enfer prête à te soutenir et à partager leurs super pouvoirs professionnels.

En rejoignant notre entreprise, tu vas découvrir une culture d'entreprise qui carbure au challenge, à la bonne humeur et à la collaboration, avec des valeurs fortes.

On est persuadé que cette expérience en tant qu'Office Manager va t'apprendre à développer un maximum de compétences pour lancer ta carrière avec succès.

Tu vas te créer un réseau de contacts en béton, et tu vas découvrir les coulisses palpitants d'un métier en évolution permanente.

A quoi ressembleront tes journées ?

  • 🏠 office (50%) : la mission principale. Il faudra gérer d’une main de maître nos bureaux au quotidien : s’assurer du bon fonctionnement du matériel, garantir que les salles de réunion soient correctement équipées, faire le lien avec le gestionnaire des lieux et les différents prestataires, commander les fournitures, etc : les bureaux doivent être en permanence fonctionnels, rangés, et évidemment agréables à vivre (en plus tu verras ils sont super chouettes). Nos bureaux doivent être the place to be work (mais pas que).
  • 🎤 évènementiel (30%): support sur les différents évènements organisés par et pour Doctrine : les petits-déjeuners, les soirées ponctuelles, les conférences du jeudi, nos offsites, les soirées clients, etc. Tu aideras à la mise en place et à la logistique des gros évènements, puis tu pourras gérer tes propres évènements, rechercher des prestataires et être en relation avec eux, rechercher des lieux, etc. Tu pourras et devras être force de proposition afin de faire rêver tous les doctriniens lors de nouveaux évènements !
  • 🐥 people et ressources humaines : tu prendras part au processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs, afin de faire en sorte que tout soit parfait chaque mois pour leur arrivée et que leur intégration se passe au mieux - communication en amont, commande du matériel, préparation d’un welcome pack, etc. Tu seras aussi leur contact privilégié pour répondre à leurs demandes. Tu découvriras aussi le monde des ressources humaines : apprentissage de la paie, rédaction de documents administratifs, traitement des informations, gestion des visites médicales, etc.
  • ✍🏼 admin : missions variées sur l’administratif en général de la société : notamment réception, tri et distribution du courrier, assistanat de direction, réception des factures, traitement et tri d’informations, etc.
  • ☀️ happiness (100%) : la mission d’ensemble, qui est un peu le résultat de toutes les missions précédentes finalement. Faire en sorte que les collaborateurs soient contents de venir au travail le matin. Rendre joyeux et être joyeux : du soleil, du soleil, du soleil et encore du soleil. A toi d’être créatif(ve) et attentionné(e) pour embellir les journées de tes collègues (Il fait chaud ? Faisons venir un glacier. C’est Pâques ? Organisons une chasse à l’oeuf).

    • Qu’est-ce qu’on attend de toi ?

  • de l’énergie : le métier d’OM est un métier formidable, avec plein de missions et de thématiques différentes et variées. Il est donc primordial d’être motivé(e) et dynamique, car tes journées seront bien remplies, et il faudra jongler entre toutes tes différentes missions.
  • un bon relationnel : tu l’auras compris, le métier d’office manager est un métier avant tout humain. Tu seras le point de contacts de plusieurs interlocuteurs, internes comme externes, il faudra donc que tu sois capable d’adapter ta communication à chacun d’entre eux. 
  • de l’enthousiasme : le plus important dans le métier d’office manager ? aimer ce que tu fais et avoir envie de découvrir sans cesse de nouvelles missions.
  • de l’organisation, beaucoup d’organisation : tu auras des taches différentes, des interlocuteurs différents, des demandes entrantes tout au long de la journée, à toi de bien t’organiser pour ne pas te laisser déborder.
  • du bon sens et de la curiosité : il y aura plein de choses que tu ne connaitras pas, et c’est normal. Il faudra donc savoir de manière autonome où aller chercher l’info, vers qui se tourner, etc. Ne t’en fais pas, tu auras pleins de ressources à ta disposition qui te seront présentées dès tes premiers jours.
  • le gout du challenge : une de nos valeurs principales #challengethestatusquo. Ne pas avoir peur de toujours te remettre en question, pour faire de mieux en mieux à chaque fois. 

    • Ce qui t'attend si tu rejoins Doctrine 🤗

    - Contribuer à un projet ambitieux, avec un impact réel et positif sur la société : rendre le droit plus accessible et plus ouvert.

    - Un accompagnement sur mesure dès ton arrivée sur l'écosystème juridique pour t'aider à naviguer très vite dans cet environnement stimulant.

    - Une aventure dans laquelle tu apprendras sans cesse et partageras tes connaissances à l’ensemble de tes collègues (talks internes/externes, meetups, Tech & Sales Monthly, blog Medium, etc.)

    - Travailler au sein d’une équipe en ébullition qui cherche sans cesse à se renouveler : de la place pour innover et mener des projets en autonomie ou en équipe.

    Nos avantages pour faire la différence ☀️

    🏡 Une politique de télétravail flexible, avec 2 jours de présence au bureau par semaine (mardi et jeudi)

    🌱 De nombreuses options pour ta carrière, et des mobilités internes ouvertes à toutes et tous chez Doctrine

    🌴 Des vacances flexibles et illimitées

    📚 Un vrai accent sur la formation individuelle et collective, avec un budget annuel de 750€ en usage libre et des formations en équipe et pour toute l'entreprise régulièrement

    🏄‍♂️ Des évènements collectifs réguliers

    👩‍⚕️ Une bonne assurance santé avec Alan

    🚲 Un forfait mobilité durable à hauteur de 66 euros par mois

    🏋️‍♀️ Un abonnement Gymlib pour les activités sportives et bien-être

    🍱 Une carte Swile pour tes tickets restaurants

    🧘 Un accès gratuit à la plateforme d'accompagnement à la santé mentale Moka.care

    💡 Des centaines de réductions et avantages négociés grâce à notre CSE

    🍏 Un équipement de travail neuf chez Apple

    Notre processus de recrutement 🚀

    - Un premier échange avec Justine, ta future manager pour détailler le poste et le scope de l’équipe, mais aussi répondre à toutes tes questions.

    - Un test technique pour évaluer concrètement tes compétences

    - Un déjeuner ou un goûter avec 3 personnes de différents départements chez Doctrine, pour te donner un aperçu de tes futur.e.s collègues et te présenter nos valeurs.

    - Une rencontre avec Gabrielle, notre DRH & Guillaume, notre CEO.

    (si nécessaire le processus pourra être adapté pour répondre à tes contraintes personnelles et professionnelles)

    Mesdames, autorisez-vous à candidater !

    Certaines études scientifiques montrent qu'en particulier les femmes ont moins tendance à postuler à une offre d'emploi quand elles n'ont pas toutes les qualifications. Si cela peut vous rassurer, sachez que cette fiche de poste est indicative donc prenez la comme telle : c'est un guide, ni plus ni moins.

    Si Doctrine vous intéresse, sachez que nous aurons plaisir à recevoir votre candidature !

    Envie d’en savoir plus ?

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