Opendatasoft prend un tournant stratégique de développement et de recrutement très important dans son histoire 🔑 !

Nous souhaitons donc dans cet élan de croissance, un profil pour rejoindre l’équipe Général & Admin : nous sommes à la recherche d’un ou d’une Office Manager.

Vous travaillerez aux côtés de Laeticia, notre DRH, sur tous les aspects permettant d’assurer le bon fonctionnement d’Opendatasoft en interne, notamment l’administratif RH et Finance. Pour ce poste, vous avez de préférence déjà une première expérience en tant qu’office manager, assistant(e) de direction ou assistant(e) RH.

Vos missions s’articuleront autour de 3 axes principaux :

• La comptabilité interne
• L’intendance et la bonne tenue des bureaux
• L’assistanat RH & Légal

Vos missions 🚀

Comptabilité :

• Collecte, traitement et transmission des éléments comptables au cabinet extérieur
• Gestion des notes de frais
• Dépôt des chèques
• Préparation des factures Clients
• Tenue d’un reporting des achats

Intendance du bureau :

• Veiller à la bonne tenue des locaux
• Gestion des prestataires de service
• Veiller à la bonne marche des équipements
• Gestion et tenue d’un listing de matériel (clefs/badges/parc informatique/matériel téléphonique etc.)
• Suivi des stocks de consommables et gestion des approvisionnements
• Participation au projet de réaménagement des bureaux
• Gestion du snacking: on veut des esprits sains dans des corps sains :)

Assistanat RH & Legal :

• Administratif divers : traitement du courrier reçu, envoi du courrier, démarches administratives éventuelles
• Suivi des demandes administratives au Fafiec (Formation)
• Gestion et commandes Lunchr
• Achat billets de train/avion pour les collaborateurs
• Accueil des visiteurs

• Accueil téléphonique

  Organisation d’événements

  • Organisation des événements internes (petit-déjeuners hebdomadaires, déjeuners mensuels, afterworks réguliers, etc)
  • Participation à l’organisation des événements externes, plus particulièrement sur le plan logistique (salons, etc)

Pour ce poste, à pourvoir immédiatement, nous recherchons une personne expérimentée sur un poste similaire (minimum 2 ans), et ayant déjà pu mettre en pratique ses compétences de gestion de prestataires.

L’Office Manager idéal(e) pour accompagner notre équipe G&A sera… 😍

Hard Skills :

• Particulièrement motivé(e) et innovant(e) par un environnement où tout est à faire : création de poste.
• Déjà passé(e) par une expérience en startup sur un poste similaire, office manager, assistant(e) de direction ou assistant(e) RH.
• Convaincu(e) par les bienfaits d’une bonne organisation
• 100% à l’aise dans la communication interne écrite et orale, y compris en anglais.

Soft skills :

• Passionné(e) et curieux(se)
• Ambitieux(se) et ultra-dynamique
• Un(e) excellent(e) communicant(e) : Qualités rédactionnelles
• Autonome et résiliant(e), vous êtes responsable de vos actions
• Rigoureux(se) : vous faites très attention aux détails
• Respectueux(se) de la confidentialité et représentatif(ve) de la société

Nous sommes votre employeur idéal si vous aimez…❤️

• le management de proximité, horizontal et responsabilisant !
• l’autonomie, les prises d’initiatives, les challenges
• évoluer au sein d’une équipe ultra bienveillante et sans stress négatif mais qui sait ce qu’elle veut !
• l’idée de faire partie d’une aventure excitante qui commence tout juste !

1. Entretien téléphonique de 30’ avec le recruteur

Présentation du poste, de l’équipe, du parcours et des motivations du candidat

2. Entretiens physiques (prévoir 2h-2h30)

• Entretien physique avec le CEO : 30 min
• Entretien physique avec le recruteur : 30 min
• Entretien physique avec la DRH : 30 min
• Entretien physique avec le VP of Operations : 30 min

Option : Rencontre avec l’équipe et les collaborateurs + visite de nos bureaux
N.B. : La lettre de motivation joue un rôle très important dans notre processus de décision.